Товари на вашому складі постійно губляться та пропадають? Часто виникають проблеми з інвентаризацією та збиранням замовлень? Співробітники витрачають на обробку заявок надто багато часу? Якщо вам знайомі ці проблеми, можемо припустити, що неправильно організована робота складу. Це призводить до того, що ви втрачаєте прибуток та працюєте неефективно. З досвіду наших клієнтів, для того, щоб покращити бізнес і підняти рівень рентабельності та стати конкурентоспроможнішим, необхідно впровадити програму складського обліку на вашому підприємстві. Саме вона допоможе навести лад на складі та домогтися того, щоб замовлення оброблялися буквально за декілька хвилин. А ще ви завжди знатимете, скільки товарів є на полицях, що значно полегшить процеси інвентаризації та виключить випадки розкрадання продукції співробітниками.
Основні завдання та принципи складського обліку
Терміном «складський облік» називають процес збирання та опрацювання актуальної інформації про товари, які присутні на складі. Завдяки йому ви точно знатимете, який вантаж розташований у певних зонах, його кількість, вартість та ін. Ця інформація вкрай важлива для нормальної роботи бізнесу. Володіючи точними даними, ви зможете оптимізувати бізнес-процеси, підвищити загальний рівень ефективності працівників, а також досягти того, щоб замовлення оброблялися максимально швидко та без затримок.
Складський облік дозволяє:
- Контролювати кількість вантажів, які знаходяться на складі. Власне, це є основним завданням складського обліку. Тобто фактична кількість товарів завжди збігатиметься з обліковим, тому ви не опинитеся в ситуації, коли клієнт зробив замовлення, а у вас на складі немає необхідної продукції.
- Грамотно планувати закупівлю. Оскільки ви в будь-який момент можете переглянути інформацію про те, скільки та яких товарів є на вашому складі, перед вами відкриваються можливості для детального планування. Зважайте на середні обсяги продажів для того, щоб сформувати достатні запаси на складі.
- Спростити пошук необхідної продукції та проведення інвентаризації. Системи складського обліку нададуть вам всю необхідну інформацію, тому співробітникам буде легше шукати потрібні товари та формувати замовлення.
- Створювати повноцінні довідники продукції. Якщо у вас зберігається багато різноманітних товарів, то ви зможете об’єднати їх у групи та категорії для спрощення обліку на складі. Як правило, таку продукцію зберігають в одному місці, що полегшує процес збирання та формування замовлень.
- Знизити кількість помилок та фактів розкрадання товарів. Після того як впровадите програму складського обліку, ви зможете контролювати всі процеси, пов’язані з товарами: оприбуткування, переміщення, списання тощо. Завдяки цьому вам вдасться запобігти появі недоліків чи помилок.
Ще один вагомий плюс — підвищення ефективності складських робітників. Після впровадження програми вони оброблятимуть замовлення значно швидше, що позитивно позначиться на вашому прибутку. Також ви зможете провести грамотне зонування наявного складу. Як правило, популярніші товари зберігають у легкодоступному місці, тоді як продукція, яка рідко купується, може знаходитися десь глибше.
Бажаєте навести лад у вашому логістичному центрі? Тоді рекомендуємо вам підключити систему складського обліку USAP.ONLINE. Вона ідеально підходить як для малого, так і для середнього бізнесу. Вона дасть змогу контролювати всі дії на вашому складі та значно підвищити загальну ефективність роботи компанії.
Основні правила та принципи організації складу
Розглянемо, яких саме правил потрібно дотримуватись, щоб забезпечити високу ефективність роботи логістичного центру:
- Грамотне планування. Усі роботи потрібно проводити за заздалегідь затвердженим графіком. Наприклад, комірник повинен розуміти, коли саме надходитимуть нові партії продукції чи проходитиме інвентаризація.
- Якісний контроль. Товари, які надходять на склад, необхідно вносити в базу даних за фактичною наявністю та регулярно проводити інвентаризацію. Завдяки обліку ви точно знатимете, скільки і якої продукції є на ваших полицях.
- Відповідальність. Рекомендуємо проводити всі операції тільки тоді, коли товари є в наявності та оприбутковані. Це дозволяє уникнути проблем. Продавати продукцію, яка ще не надійшла на склад, не варто (можливо, вона приїде з запізненням чи матиме дефекти).
- Ведення звітності. Зберігайте всі документи, пов’язані з рухами товарів. У цьому разі ви зможете відновити їх шлях та зрозуміти, на якому кроці виникла проблема. Враховуйте все: оприбуткування, продаж, доставку, інвентаризацію, повернення, переміщення продукції та ін.
Покладатися на чесність працівників не варто. Суворий облік за допомогою спеціалізованого софту — найкращий помічник в організації ефективної логістики.
Як ефективно вести облік товарів на складі
Бажаєте підвищити ефективність своєї роботи та отримати більше прибутку? У такому разі ми рекомендуємо грамотно організувати складський облік. Саме від цього залежить успіх роботи вашої компанії. Якщо ви наведете порядок на складі та правильно організуєте всі процеси, пов’язані з рухом товарів, то уникнете непотрібних конфліктів, грамотно масштабуєте свій бізнес та зможете запобігти розкраданню продукції.
Ми створили для вас невеликий чекліст, який допоможе організувати правильний облік:
- Виберіть програмний продукт. Одним із найкращих варіантів є USAP.ONLINE. З його допомогою ви зможете мінімізувати кількість помилок, підвищити швидкість виконання повсякденних завдань, полегшити процедуру інвентаризації та впровадити контроль за рухами будь-яких товарів.
- Купуйте потрібне обладнання. Не варто економити на ньому — усі зроблені вкладення швидко окупляться. Для облаштування складу краще звернутися до професіоналів — вони підберуть для вас стелажі, впровадять засоби автоматизації та ін. Це допоможе вам швидше обробляти замовлення та оприбутковувати товари. Врахуйте, що набір складського обладнання безпосередньо залежить від розмірів приміщення та особливостей вашого бізнесу. У великих логістичних центрах часто встановлюють конвеєри з автоматичними сортерами, тоді як на малих складах можна обійтися без них.
- Розподіліть обов’язки. Призначте людей, які будуть матеріально відповідальними. Хтось повинен займатися обліком, вести звіти, стежити за збереженням продукції, управляти людьми тощо.
- Постарайтеся описати всі основні процеси та ознайомте з цією інформацією співробітників. Працівники повинні розуміти, як саме проходить облік: оприбуткування, інвентаризація, переміщення товарів, їх списання тощо. Також розгляньте всі можливі ситуації — затримки постачання, обробка продукції з дефектами тощо. Продумайте, як налагодити контроль взаємодії декількох складів, як рахувати продукцію, якщо вона є в магазинах та ін.
- Створіть шаблони документів. Це дозволить економити багато часу та уніфікувати всі основні дії. Вам знадобляться шаблони товарно-транспортних накладних, фактур, рахунків, актів приймання товарів тощо. В ідеалі створити їх під весь ланцюжок, що складається з постачальника, вашого складу та задоволеного клієнта. Потрібно, щоб відповідальна особа створювала всі документи за шаблоном. Краще зробити це, використовуючи спеціальне програмне забезпечення — воно саме формуватиме потрібні папери, до яких треба буде внести лише мінімум інформації.
- Проведіть зонування складу. Це оптимальний спосіб досягти порядку в логістичному центрі. Співробітники повинні розуміти, де саме шукати ті чи інші товари, тож розбийте приміщення на зони.
Всі ці заходи дозволять вам значно підвищити ефективність та прискорити процеси обробки замовлень.