У сучасного бізнесу дедалі частіше виникають ситуації, коли покупець під час купівлі платить за товар лише частину вартості, а решту доплачує пізніше. Наприклад, при покупці онлайн оплачується 20-30% від реальної ціни у якості передоплати, а решта суми віддається при отриманні післяплатою на Новій пошті. Як бути в такій ситуації і що потрібно вказати в чеку? Розберімось.
Основні вимоги
Відповідно до вимог законодавства (зокрема, закону №265, який регулює використання реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі), при внесенні будь-якої частини оплати покупцю необхідно видати розрахунковий документ, у якому буде вказано відповідну інформацію. Тобто якщо оплата здійснюється трьома частинами, необхідно буде видати три чеки. Загальна кількість розрахункових документів при цьому не обмежується. Яка інформація має бути в чеку?
Згідно з чинними стандартами та законодавством, при оформленні чека на часткову оплату товару необхідно вказати наступну інформацію:
- Повна вартість товару. Незалежно від суми, яка була сплачена, на чеку має бути зазначена повна ціна товару або послуги.
- Сума отриманої оплати. Чітко вкажіть, скільки саме грошей покупець сплатив у цей раз.
- Залишок до сплати. Це цифра, яка показує, яку суму покупець ще має сплатити для повної оплати товару.
- Дата виставлення чека. Обов’язково вкажіть число, у яке був виданий цей чек на часткову оплату.
- Номер чека або замовлення. Кожен документ повинен мати унікальний номер для полегшення обліку та відстеження часткових платежів.
Також у ньому повинен бути зазначений ідентифікатор, згідно з яким товар чи послуга будуть ідентифіковані. У документі треба вказувати й кількість одиниць продукції, які було продано.
Додаткові рекомендації від експертів
Крім обов’язкових пунктів, існують деякі додаткові рекомендації щодо оформлення чеків на часткову оплату:
- Умови оплати. Зазначте, протягом якого терміну покупець має здійснити остаточний платіж. Наприклад, «Залишок має бути сплачений протягом 30 днів».
- Контактні дані. Вкажіть контактну інформацію вашої компанії (адреса, телефон, електронна пошта) для зручного зв’язку з покупцем у разі потреби.
- Номер договору або угоди. Якщо часткова оплата регулюється договором, вкажіть його номер на чеку, щоб не виникало плутанини.
Також варто вказувати інформацію про штрафні санкції, якщо вони можуть бути застосовані у разі прострочення платежу. Наприклад, нарахування відсотків.
Дотримуючись цих рекомендацій, ви забезпечите чіткість та прозорість процесу часткової оплати для обох сторін. Це допоможе уникнути непорозумінь та спростить облік і відстеження платежів. Якщо ви хочете автоматизувати всі процеси, то вам слід обрати програмний продукт USAP.ONLINE. Він пропонує прості рішення для обліку в торгових підприємствах та працює на «хмарних» технологіях. Ви зможете виписувати фіскальні чеки автоматично, при оформленні покупцем замовлень, а також надавати необхідні документи після проведення другої чи інших оплат. Це значно економить час та дозволяє спростити питання обліку.