Автоматизація обліку у сфері послуг, порівняно з обліком у торгівлі, взагалі, процес складніший, оскільки вимагає врахування більшої кількості взаємозалежних чинників. ЮСАП, на відміну від більшості систем аналогічного призначення, підходить до вирішення питання творчо, створюючи ефективні інструменти автоматизації практично будь-якої сфери бізнесу. Як наочний приклад адаптації та доопрацювання системи наведемо реальний кейс, що вирішує проблему автоматизації обліку фітнес-клубу та надає зручні інструменти комплексного вирішення завдань, пов’язаних з:
- керуванням абонементами;
- надання послуг;
- продажем спортивних товарів;
- обліком відвідувань.
Цей приклад адаптації облікової програми ЮСАП для автоматизації фітнес-клубу показує можливість доопрацювання та налаштування системи під конкретні потреби замовника, забезпечуючи повний контроль над усіма процесами у фітнес-клубі.
Проблеми автоматизації обліку у фітнес-клубі
До розробників USAP звернувся власник фітнес-центру, який упродовж тривалого часу намагався підібрати оптимальну програму для автоматизації управління своїм бізнесом. Протестувавши в реальних умовах безліч різних систем обліку, він переконався, що жодне з рішень не в змозі повністю задовольнити його потреби. Проблема полягала в тому, що універсальні програми обліку, навіть з урахуванням їх настроювання фахівцями, або добре обслуговували абонементи, або були орієнтовані на продаж товарів, але не могли ефективно керувати обома завданнями одночасно.
Фітнес-клуб замовника, як і більшість таких закладів, пропонує широкий спектр послуг, починаючи від продажу абонементів, включаючи різні платні послуги (наприклад, групові тренування або індивідуальні заняття), а також продає товари через ресепшн, такі як спортивне харчування, аксесуари та напої . Власник хотів запровадити програму обліку фітнес-клубу, яка вирішувала б всі ці завдання в комплексі, виключивши необхідність паралельного використання кількох систем.
Рішення та етапи кастомізації програми ЮСАП для фітнес-клубу
Система ЮСАП вже підтвердила свою ефективність в автоматизації обліку у кафе та ресторанах. Аналізуючи потреби фітнес-клубу, команда розробників дійшла висновку, що може кастомізувати алгоритми програми, адаптувавши та доопрацювавши модулі під потреби фітнес-центру. В результаті була розроблена система, яка дозволила повністю автоматизувати:
- управління абонементами;
- облік відвідувань та роботу з тренерами;
- облік товарів на ресепшені (таких як вода, рушники тощо);
- облік інгредієнтів для спортивних коктейлів.
Облік абонементів
Одним із ключових завдань, що стояли перед розробниками, була автоматизація обліку абонементів. Рішення повинно дозволяти співробітникам на ресепшені ефективно керувати продажем абонементів і контролювати їх використання, а клієнтам легко відстежувати відвідування, що залишилися, і термін дії абонементу.
Основні можливості, реалізовані у системі:
- Можливість налаштування різних типів абонементів (наприклад, місячний, безлімітний, абонемент на певну кількість відвідувань).
- Продаж абонементів із можливістю застосування знижок.
- Вказівка терміну дії абонементу та кількості відвідувань, що залишилися.
- Контроль актуальності абонементу через картку клієнта.
Приклад роботи з абонементом: При відвідуванні клієнтом фітнес-клубу оператор на ресепшені вводить дані клієнта (ім’я, номер телефону або номер абонементу) та отримує повну інформацію про статус його абонементу:
- скільки відвідувань залишилося;
- термін дії;
- чи було внесено депозити.
Програма також дозволяє:
- продавати нові абонементи;
- продовжувати існуючі;
- ставити абонемент на “паузу” на певний термін із автоматичним перенесенням терміну закінчення його дії;
- фіксувати дані про продаж та формувати звіт з історії покупок по кожному клієнту.
Продаж товарів та послуг
У фітнес-клубі відвідувачам доступні покупки супутніх товарів різного призначення. Це можуть бути:
- вода та спортивні напої;
- рушники;
- спортивне харчування;
- спортивні аксесуари.
Крім того, відвідувачі можуть сплачувати за додаткові послуги, такі як індивідуальні тренування або оренда тренажерів. У системі ЮСАП було додано можливість ведення обліку товарів та послуг, що дозволило співробітникам ресепшена швидко та зручно оформляти такі продажі.
Основні можливості:
- Облік продажу товарів та послуг із прив’язкою до клієнта або без неї.
- Введення депозиту для клієнта, який можна використовувати для оплати товарів та послуг.
- Можливість швидкого розрахунку як готівкою, так і за допомогою банківської картки відвідувача.
Приклад використання: Клієнт може оплатити абонемент, внести депозит, а потім використовувати його для придбання товарів. Автоматизація покупок у фітнес-клубі дозволяє відвідувачам не носити з собою готівку під час занять, а зручно оплачувати всі додаткові покупки за рахунок депозиту.
Інтеграція з тренерською діяльністю
Автоматизація обліку роботи тренерів у фітнес-клубі – важливе завдання. Система ЮСАП із цією метою була доповнена функціоналом, що дозволяє:
- фіксувати тренерські послуги;
- вести облік індивідуальних та групових занять;
- автоматизувати розрахунки із тренерами.
Основні можливості:
- Облік групових занять із можливістю фіксування числа учасників.
- Врахування індивідуальних занять з розрахунком оплати для тренера.
- Можливість врахування додаткових послуг, що надаються тренером.
Приклад: Тренер проводить групове тренування, на яке прийшли п’ять осіб. Програма автоматично фіксує кількість учасників та розраховує загальну суму за проведене заняття. У випадку з індивідуальними тренуваннями система дозволяє контролювати відвідування клієнта та розрахунки з тренером.
Робота з депозитами
Можливість використання депозиту з автоматизацією обліку за ним забезпечують відвідувачу та співробітникам фітнес-клубу додаткові зручності. Доповнення системи відповідним алгоритмом дозволяє клієнтам заздалегідь вносити гроші на свій рахунок, які вони можуть використовувати для оплати товарів або додаткових послуг. Такий функціонал спрощує роботу співробітників ресепшену та особливо зручний для постійних клієнтів, які часто користуються послугами фітнес-клубу.
Основні можливості:
- Внесення депозиту на рахунок клієнта з можливістю його використання для оплати товарів та послуг.
- Автоматичне списання коштів з депозиту для придбання товарів або оплати додаткових послуг.
- Контроль залишку на депозиті.
Приклад: Клієнт вносить депозит у розмірі 1000 гривень, який потім використовує для оплати купівлі води, рушників або додаткових занять з тренером. При цьому кожного разу, коли клієнт купує товар або користується платною послугою, сума списується з його депозиту, що позбавляє його необхідності носити готівку або картку під час тренувань і при цьому вільно користуватися всіма пропозиціями фітнес-клубу.
Переваги кастомізації ЮСАП для фітнес-клубу
Автоматизована система обліку для фітнес-клубу від розробників USAP відрізняється ефективною реалізацією унікальних алгоритмів, що забезпечує:
- Універсальність системи. Доопрацювання системи ЮСАП з урахуванням потреб автоматизації обліку роботи фітнес-студії дозволило поєднати всі функції, необхідні для управління таким підприємством. Програма забезпечує автоматизацію процесів від обліку абонементів до контролю за роботою тренерів та продажем товарів. Завдяки цьому спрощується робота персоналу клубу, мінімізується ризик помилок, а власник отримує зручний інструмент контролю всіх процесів.
- Гнучкість налаштування. Використовуючи зручний інтерфейс програми, без залучення розробників менеджер фітнес-клубу має можливість додавати нові зали, змінювати тарифи на послуги, вводити знижки та керувати персональними пропозиціями для клієнтів. Завдяки такій можливості програма для фітнес-клубів ЮСАП вирішить проблеми управління як для невеликих фітнес-центрів, так і для великих мережевих клубів.
- Простота використання. Створюючи свій продукт, розробники USAP приділяють особливу увагу простоті інтерфейсу та зручності використання програми співробітниками ресепшену. Це дозволяє швидко навчити оператора та знизити ризик помилок під впливом людського фактора. Вся інформація вводиться автоматично та перевіряється системою, що гарантує точність даних.
- Контроль онлайн. Зручний доступ до даних у системі дозволяє управління клубу контролювати робочі процеси в реальному часі. Система надає інформацію про кількість відвідувачів, продажі товарів, виручку від абонементів та багато іншого як на поточний момент, так і за певний період часу. Це дозволяє оперативно відстежувати роботу фітнес-клубу та приймати рішення на основі актуальних даних.
- Економія часу та ресурсів. Автоматизація процесів у фітнес-клубах значно скорочує витрати часу виконання рутинних завдань, таких, як продаж абонементів, облік товарів або розрахунки з тренерами. Завдяки цьому персонал може приділяти більше уваги обслуговування відвідувачів, підвищуючи рівень сервісу.
- Інтеграція з бухгалтерією та звітністю. ЮСАП дозволяє автоматично формувати звіти з продажу, витрат та роботи з відвідувачами, що значно полегшує ведення бухгалтерського обліку фітнес-клубу.
Важливо! Автоматизована система для фітнес-клубів ЮСАП вже розроблена та застосовується на практиці. Усі можливі особливості роботи таких клубів передбачені відповідними алгоритмами, а недоліки усунуто. Якщо у користувача виникнуть додаткові потреби для вдосконалення управління, команда розробників USAP готова оперативно запропонувати оптимальне рішення.
Кастомізація програми обліку ЮСАП для фітнес-клубу — це яскравий приклад того, як можна ефективно адаптувати систему, що існує під потреби конкретного бізнесу. Автоматизація процесів, таких як облік абонементів, продаж товарів та послуг, управління тренерською діяльністю, не лише покращила роботу клубу, а й значно підвищила якість обслуговування клієнтів.