Автоматизация учета в сфере услуг, по сравнению с учетом в торговле, вообще, процесс более сложный, поскольку требует учета большего количества взаимосвязанных факторов. Однако ЮСАП, в отличие от большинства систем аналогичного назначения, подходит к решению вопроса творчески, создавая эффективные инструменты автоматизации практически для любой сферы бизнеса. В качестве наглядного примера адаптации и доработки системы приведем реальный кейс, решающий проблему автоматизации учета фитнес-клуба и предоставляющий удобные инструменты комплексного решения задач, связанных с:
- управлением абонементами;
- предоставлением услуг;
- продажей спортивных товаров;
- учетом посещений.
Этот пример адаптации учётной программы ЮСАП для автоматизации фитнес-клуба показывает, возможность доработки и настройки системы под конкретные нужды заказчика, обеспечивая полный контроль над всеми процессами в фитнес-клубе.
Проблемы автоматизации учета в фитнес-клубе
К разработчикам USAP обратился владелец фитнес-центра, который на протяжении длительного времени пытался подобрать оптимальную программу для автоматизации управления своим бизнесом. Протестировав в реальных условиях множество различных систем учета, он убедился, что ни одно из решений не в состоянии полностью удовлетворить его потребности. Проблема состояла в том, что универсальные программы учета, даже с учетом их настройки специалистами, либо хорошо обслуживали абонементы, либо были ориентированы на продажу товаров, но не могли эффективно управлять обеими задачами одновременно.
Рассматриваемый фитнес-клуб, как и большинство таких заведений, предлагает широкий спектр услуг, начиная от продажи абонементов, включая различные платные услуги (например, групповые тренировки или индивидуальные занятия), а также продает товары через ресепшен, такие как спортивное питание, аксессуары и напитки. Владелец хотел внедрить программу учета фитнес-клуба, которая бы решала все эти задачи в комплексе, исключив необходимость параллельного использования нескольких систем.
Решение и этапы кастомизация программы ЮСАП для фитнес-клуба
ЮСАП уже подтвердил свою эффективность в автоматизации учета в кафе и ресторанах. Анализируя потребности фитнес-клуба, команда разработчиков пришла к выводу, что может кастомизировать алгоритмы программы, адаптировав и доработав модули под нужды фитнес-центра. В результате, была разработана система, которая позволила полностью автоматизировать:
- управление абонементами;
- учет посещений и работу с тренерами;
- учет товаров на ресепшене (таких как вода, полотенца и т.д.);
- учёт ингредиентов для спортивных коктейлей.
Учет абонементов
Одной из ключевых задач, стоявших перед разработчиками, была автоматизация учета абонементов. Решение должно позволять сотрудникам на ресепшене эффективно управлять продажей абонементов и контролировать их использование, а клиентам легко отслеживать оставшиеся посещения и срок действия абонемента.
Основные возможности, реализованные в системе:
- Возможность настройки различных типов абонементов (например, месячный, безлимитный, абонемент на определенное количество посещений).
- Продажа абонементов с возможностью применения скидок.
- Указание срока действия абонемента и количества оставшихся посещений.
- Контроль актуальности абонемента через карточку клиента.
Пример работы с абонементом: При посещении клиентом фитнес-клуба, оператор на ресепшене вводит данные клиента (имя, номер телефона или номер абонемента) и получает полную информацию о статусе его абонемента:
- сколько посещений осталось;
- срок действия;
- были ли внесены депозиты.
Программа также позволяет:
- продавать новые абонементы;
- продлевать существующие;
- ставить абонемент на “паузу” на определенный срок с автоматическим переносом срока окончания его действия;
- фиксировать данные о продаже и формировать отчет по истории покупок по каждому клиенту.
Продажа товаров и услуг
В фитнес-клубе посетителям доступны покупки сопутствующих товаров различного назначения. Это могут быть:
- вода и спортивные напитки;
- полотенца;
- спортивное питание;
- спортивные аксессуары.
Кроме того, посетители могут оплачивать дополнительные услуги, такие как индивидуальные тренировки или аренда тренажеров. В системе ЮСАП была добавлена возможность ведения учёта товаров и услуг, что позволило сотрудникам ресепшена быстро и удобно оформлять такие продажи.
Основные возможности:
- Учёт продажи товаров и услуг с привязкой к клиенту или без нее.
- Введение депозита для клиента, который можно использовать для оплаты товаров и услуг.
- Возможность быстрого расчета, как наличными, так и с помощью банковской карты посетителя.
Пример использования: Клиент может оплатить абонемент, внести депозит и затем использовать его для покупки товаров. Автоматизация покупок в фитнес-клубе позволяет посетителям не носить с собой наличные деньги во время занятий, а с удобством оплачивать все дополнительные покупки за счёт депозита.
Интеграция с тренерской деятельностью
Автоматизация учета работы тренеров в фитнес-клубе — важная задача. Система ЮСАП с этой целью была дополнена функционалом, позволяющим:
- фиксировать тренерские услуги;
- вести учет индивидуальных и групповых занятий;
- автоматизировать расчеты с тренерами.
Основные возможности:
- Учет групповых занятий с возможностью фиксирования числа участников.
- Учёт индивидуальных занятий с расчетом оплаты для тренера.
- Возможность учета дополнительных услуг, предоставляемых тренером.
Пример: Тренер проводит групповую тренировку, на которую пришли пять человек. Программа автоматически фиксирует количество участников и рассчитывает общую сумму за проведенное занятие. В случае с индивидуальными тренировками система позволяет контролировать посещения клиента и расчеты с тренером.
Работа с депозитами
Возможность использования депозита с автоматизацией учета по нему обеспечивают посетителю и сотрудникам фитнес-клуба дополнительные удобства. Дополнение системы соответствующим алгоритмом позволяет клиентам заранее вносить деньги на свой счет, которые они затем могут использовать для оплаты товаров или дополнительных услуг. Такой функционал упрощает работу сотрудников ресепшена и особенно удобен для постоянных клиентов, которые часто пользуются услугами фитнес-клуба.
Основные возможности:
- Внесение депозита на счет клиента с возможностью его использования для оплаты товаров и услуг.
- Автоматическое списание средств с депозита при покупке товаров или оплате дополнительных услуг.
- Контроль остатков на депозите.
Пример: Клиент вносит депозит в размере 1000 гривен, который затем использует для оплаты покупок воды, полотенец или дополнительных занятий с тренером. При этом каждый раз, когда клиент покупает товар, сумма списывается с его депозита, что избавляет его от необходимости носить наличные или карту во время тренировок и при этом свободно пользоваться всеми платными услугами фитнес-клуба.
Преимущества кастомизации ЮСАП для фитнес-клуба
Автоматизированная система учета для фитнес-клуба от разработчиков USAP отличается эффективной реализацией уникальных алгоритмов, что обеспечивает:
- Универсальность системы. Доработка системы ЮСАП с учетом потребностей автоматизации учета работы фитнес-студии позволила объединить все функции, необходимые для управления таким предприятием. Программа обеспечивает автоматизацию процессов от учета абонементов до контроля за работой тренеров и продажей товаров. Благодаря этому существенно упрощается работа персонала клуба, минимизируется риск ошибок, а владелец получает удобный инструмент контроля всех процессов.
- Гибкость настройки. Используя удобный интерфейс программы, без привлечения разработчиков, менеджер фитнес-клуба имеет возможность добавлять новые залы, изменять тарифы на услуги, вводить скидки и управлять персональными предложениями для клиентов. Благодаря такой возможности, программа для фитнес-клубов ЮСАП решит проблемы управления как для небольших фитнес-центров, так и для крупных сетевых клубов.
- Простота использования. Создавая свой продукт, разработчики USAP уделяют особое внимание простоте интерфейса и удобству использования программы сотрудниками ресепшена. Это позволяет быстро обучить оператора и снизить риск ошибок под воздействием человеческого фактора. Вся информация вводится автоматически и проверяется системой, что гарантирует точность данных.
- Контроль в онлайне. Удобный доступ к данным в системе позволяет менеджменту клуба контролировать рабочие процессы в реальном времени. Система предоставляет информацию о количестве посетителей, продажах товаров, выручке от абонементов и многому другому как на текущий момент, так и на определенный период времени. Это позволяет оперативно отслеживать работу фитнес-клуба и принимать решения на основе актуальных данных.
- Экономия времени и ресурсов. Автоматизация процессов в фитнес-клубах значительно сокращает затраты времени на выполнение рутинных задач, таких как продажа абонементов, учёт товаров или расчеты с тренерами. Благодаря этому персонал может уделять больше внимания обслуживанию посетителей повышая уровень сервиса.
- Интеграция с бухгалтерией и отчетностью. ЮСАП позволяет автоматически формировать отчеты по продажам, расходам и работе с посетителями, что значительно облегчает ведение бухгалтерского учета фитнес-клуба.
Важно! Автоматизированная система для фитнес-клубов ЮСАП уже разработана и применяется на практике. Все возможные особенности работы таких клубов предусмотрены соответствующими алгоритмами, а недостатки устранены. Если у пользователя возникнут дополнительные потребности для совершенствования управления, команда разработчиков USAP готова оперативно предложить оптимальное решение.
Кастомизация программы учёта ЮСАП для фитнес-клуба — это яркий пример того, как можно эффективно адаптировать существующую систему под нужды конкретного бизнеса. Автоматизация процессов, таких как учет абонементов, продажа товаров и услуг, управление тренерской деятельностью, не только улучшила работу клуба, но и значительно повысила качество обслуживания клиентов.