Современные компании, будь то крупные, средние или мелкие предприятия занятые в любой сфере деятельности, нуждаются в гибких и мощных инструментах для автоматизации учета и управления. Большинство предназначенных для этой цели программных продуктов удовлетворяют основные потребности пользователей, однако, условия современного бизнеса нередко требуют решения нетривиальных задач. Поэтому, выбирая из множества предложения автоматизированных программ учета, стоит обращать внимание не только на стоимость сопровождения, набор опций и удобство интерфейса. Важным вопросом является возможность адаптации системы учета, готовность поставщика программы быстро и эффективно предоставить новый, необходимый для решения конкретных задач заказчика алгоритм.
Доработка программы автоматизации учета
Изменения законодательства в сфере регулирования хозяйственной деятельности и динамика рыночных трендов требуют от предпринимателей свежих решений. Чаще всего, руководители предприятий подходят к этой задаче творчески, чем обеспечивают гибкость бизнеса и его высокую конкурентоспособность. Но изменения в условиях бизнес процесса автоматически приводит к необходимости дополнять, кастомизировать, программный продукт, обеспечивающий учет и управление работой предприятия.
Сложности кастомизации автоматизированных систем учета
Дорогостоящие автоматизированные системы учета, которые, во многом благодаря агрессивной маркетинговой политике, широко используются отечественными предпринимателями, не отличаются оперативностью в решении задач кастомизации для конкретных предпринимателей. Да, они обладают широким функциональным набором, в разных тарифных планах, могут предложить удобные варианты автоматизации стандартных и не совсем стандартных задач. Но когда требуются оригинальные решения и уникальный алгоритм, заказчику выставляется несоразмерно высокий счет за доработку, а на реализацию уходит много времени.
Решение нестандартных задач автоматизации бизнеса
Учетные автоматизированные системы не работают автономно. База данных наполняется соответствующими сотрудниками предприятия и их работа контролируется. Конечно, роль таких программных продуктов сложно переоценить в реалиях современной экономики, но эффективность их работ можно существенно повысить, кастомизировав, дополнив модулями для решения неординарнарных задач.
Наглядно для пользователя преимущества прямого сотрудничества с непосредственным разработчиком будут выглядеть на конкретных примерах.
Кейсы разработки дополнительных модулей автоматизации в системе ЮСАП
К команде разработчиков системы USAP, например, постоянно обращаются клиенты с просьбой о разработке дополнительных модулей. Речь идет об алгоритмах, которые позволят автоматизировать оригинальные бизнес решения, изначально не предусмотренные в тарифных планах как нашей системы, так и в аналогичных программных продуктах других разработчиков.
Ниже приведены реальные примеры того, как кастомизация ЮСАП помогла решить специфические задачи различных предприятий.
Автоматизация перемещений между складами
Компании, которая является пользователем системы ЮСАП, требовалось автоматизировать учет и управление товарными потоками между четырьмя складами для упрощения работы с большим количеством товаров.
Решение:
Для выполнения задачи была создана специальная форма ввода данных с таблицей складов и товаров, в которой использовались готовые элементы интерфейса. На форме разместили кнопку «Сформировать», которая отправляет все данные на сервер. На серверной стороне был разработан новый модуль на языке SQL, который разбирает полученные данные, формирует необходимые документы и возвращает список созданных документов.
Такой подход позволил автоматизировать процесс перемещения товаров между складами, существенно снизив вероятность ошибок и временные затраты сотрудников на ручное создание документов. Все модификации происходили за счет добавления новых модулей, что упростило внедрение алгоритма.
Преимущества:
- Автоматизация сложных процессов;
- Упрощение работы сотрудников;
- Снижение рисков ошибок.
Ограничение проведения документов списания средств
В одной из компаний возникла необходимость ужесточить контроль над документами списания денежных средств из кассы. Требовалось запретить проведение документа, если комментарий содержит менее пяти символов.
Решение:
Для реализации этого ограничения было открыто хранимую процедуру, отвечающую за проверку документа перед проведением. В процедуру был добавлен один дополнительный проверочный запрос на SQL, который не позволял провести документ при несоблюдении требования к количеству символов в комментарии.
Такая кастомизация значительно повысила уровень контроля за операциями с денежными средствами и исключила возможность некорректного проведения документов.
Преимущества:
- улучшение контроля над финансовыми процессами;
- снижение риска ошибок и упрощение аудита операций;
- легкость и скорость внедрения изменений.
Формирование отчета по контрагентам, выполнившим условия акции
Компания проводила акцию для своих контрагентов, и возникла потребность в автоматическом получении списка участников, которые выполнили условия. Условием акции было совершение оборота на сумму более 100 000 грн за три недели и наличие не более пяти возвратных документов.
Решение:
В систему был добавлен новый отчет. Для этого на сервере была создана новая процедура на языке SQL, которая анализировала базу данных контрагентов, проверяла выполнение условий акции и формировала итоговый список. Вызов отчета был добавлен в соответствующий справочник отчетов, что позволило менеджерам легко получать данные о выполнении условий акции.
Эта доработка значительно ускорила процесс анализа и позволило без ошибок отобрать контрагентов, которые выполнили требования акции.
Преимущества:
- автоматизация сложных расчетов;
- ускорение процесса управления;
- прозрачность данных и упрощение анализа.
Автоматизация приема заказов для пекарни
Пекарня, работающая с несколькими торговыми точками, столкнулась с необходимостью автоматизации процесса наполнения документов заказа продукцией из разных групп товаров. Операторам требовалось быстро создавать заказы на основе предыдущих заказов с учётом популярности товаров.
Решение:
Для этой задачи были добавлены три плагина к табличной части документа заказа. К каждому плагину была привязана определенная группа продукции: «Хлеб», «Выпечка» и «Сэндвичи». Кнопки для каждой группы товаров были размещены рядом с таблицей, что позволяло операторам быстро выбирать нужные группы товаров. После нажатия на кнопку SQL-процедура заполняла документ товарами из выбранной группы, используя среднее количество заказов за последние четыре рабочих дня.
Это решение позволило автоматизировать и значительно ускорить процесс оформления заказов, уменьшив вероятность ошибок при ручном вводе данных.
Преимущества:
- быстрое и удобное оформление заказов;
- снижение влияния человеческого фактора;
- увеличение производительности операторов.
Гибкость кастомизации: основное преимущество ЮСАП
Кастомизация сервиса учета ЮСАП позволяет решать задачи практически любой сложности, предлагая клиентам индивидуальные решения, которые максимально соответствуют их бизнес-потребностям. Это достигается благодаря модульной архитектуре системы, использованию мощного инструментария для работы с данными (например, языка SQL) и гибкому подходу к настройке пользовательских интерфейсов.
Возможности кастомизации включают:
- Автоматизация процессов. ЮСАП позволяет настраивать автоматизированные рабочие процессы, значительно ускоряя выполнение задач и снижая вероятность ошибок.
- Создание кастомных отчетов. Разработчики могут создать уникальные отчеты на основе специфических требований бизнеса, используя мощные аналитические инструменты системы.
- Контроль качества данных. В системе легко настраиваются проверки данных, что помогает контролировать корректность вводимой информации и предотвращает ошибки на этапе формирования документов.
- Интерфейсы, адаптированные под нужды пользователей. В ЮСАП можно настраивать пользовательские формы и интерфейсы для упрощения работы операторов и минимизации времени на обучение.
- Интеграция с внешними системами. Возможности интеграции с различными системами, такими как CRM, ERP или внешние базы данных, позволяют создать единое информационное пространство для бизнеса.
Кастомизация — это ключ к успешному использованию ЮСАП для бизнеса любой специфики и масштаба. Способность системы адаптироваться под конкретные задачи клиентов и гибкость в настройке процессов обеспечивают не только улучшение текущих операций, но и потенциал для дальнейшего роста и развития компании. Программное обеспечение USAP— это мощный инструмент, который превращает сложные задачи в простые решения, помогая бизнесу работать быстрее, эффективнее и безопаснее.