Будь-який бізнес є складним організмом, який вимагає постійного моніторингу та адаптації під мінливі умови з метою успішного функціонування та підвищення рівня ефективності підприємства. Саме тому фінансовий та управлінський облік є досить важливим інструментом у цьому процесі. У цій статті ми розглянемо, що це за види обліку та як правильно їх вести, а також виділимо ключові особливості кожного.
Основні нюанси фінансового обліку
Терміном «фінансовий облік» називають процес реєстрації, класифікації та аналізу фінансової інформації організації, який проводиться на регулярній основі. Головною метою цього заходу є надання зовнішнім стейкхолдерам (інвесторам, кредиторам) об’єктивної та правдивої фінансової звітності про діяльність компанії.
Ключові компоненти обліку включають різноманітні записи, що відображають усі фінансові операції компанії. Найважливішою частиною у цьому контексті є звітність, яка включає детальний баланс, звіт про прибутки та збитки, а також про рух грошових коштів.
Як правильно вести фінансовий облік? Розберімо основні рекомендації:
- Вибір спеціалізованого програмного забезпечення. Багато бізнесменів-початківців намагаються заощадити і ведуть документацію на папері або в Excel. Подібний підхід виправданий лише в тому випадку, якщо у вас протягом дня проходить не більше 10 заявок від клієнтів. Але навіть у цьому випадку ви витрачатимете на їхню обробку досить багато часу. Сучасне програмне забезпечення значно полегшує процеси ведення бізнесу та автоматизує багато рутинних дій.
- Регулярність записів. Бажаєте бачити актуальну картину вашого бізнесу? Тоді вносите в журнал всі дані, пов’язані з рухом коштів. Чим частіше оновлюється облікова інформація, тим точнішою та актуальнішою буде фінансова звітність.
- Дотримання чинних стандартів. Якісний фінансовий облік має відповідати чинним правилам та рекомендаціям країни, у якій ведеться діяльність компанії. Це забезпечує сумісність фінансових результатів з іншими підприємствами.
- Детальний контроль над оподаткуванням. Фінансовий облік нерозривно пов’язаний з податками. Вести бізнес так, щоб мінімізувати податкові зобов’язання, але дотриматися всіх вимог законів, досить складно. Але якщо ви досягнете цього, то зможете бути максимально ефективними та рентабельними.
- Грамотний розподіл ролей. Кожен співробітник повинен розуміти, що він робить та за що відповідає. Рекомендуємо призначити людей, які займатимуться обробкою необхідної інформації, аналізом даних, розробкою стратегій для розвитку бізнесу на основі зібраної інформації та ін.
Хороший керівник усвідомлює, що ключове завдання його роботи полягає у стимулюванні зростання та просування компанії з метою досягнення фінансового прибутку. Однак для успішного досягнення цієї мети потрібен ретельний моніторинг усіх бізнес-процесів, поінформованість про методи управління економічною діяльністю та здатність вимірювати їх результати. Домогтися цього можна лише за допомогою зручного програмного забезпечення. Якщо ви ще не вибрали відповідний для себе продукт, рекомендуємо звернути увагу на USAP.ONLINE. Він ідеально підходить як для малого, так і для середнього або великого бізнесу. За допомогою цієї програми ви зможете автоматизувати більшість рутинних процесів та значно підвищити ефективність роботи свого підприємства.
Управлінський облік: фокус на внутрішньому контролі
На відміну від фінансового обліку, управлінський облік орієнтований на внутрішні потреби підприємства. Його мета — надання управлінцям та відповідальним особам детальної інформації, на підставі якої буде зроблено стратегічні рішення, які дають змогу підвищити рівень ефективності бізнес-процесів. Розглянемо основні особливості управлінського обліку:
- Орієнтованість на майбутнє. На відміну від фінансового, управлінський облік сфокусований на прогнозуванні та плануванні. Він надає менеджменту інформацію про прийняття рішень, спрямованих на майбутній розвиток компанії.
- Підтримка стратегічних напрямків. Управлінський облік надає інформацію про витрати, прибутки та ефективність окремих бізнес-процесів, що допомагає керівництву розробляти обґрунтовані та зважені стратегії.
- Використання ключових показників ефективності (KPI). В управлінському обліку широко використовуються KPI для оцінки результативності та досягнення цілей компанії.
- Фокус на внутрішніх користувачів. Управлінський облік орієнтований на потреби співробітників, а не клієнтів: менеджерів, керівників підрозділів, власників бізнесу.
Хоча фінансовий та управлінський облік мають різні цілі, їхня взаємодія вкрай важлива для забезпечення стійкості та ефективності компанії. Наприклад, фінансова звітність може надати управлінського обліку дані для аналізу ефективності витрат, що своєю чергою, дозволить приймати обґрунтовані рішення щодо оптимізації витрат.
Програма для автоматизації бізнесів замість Excel: перевага сучасних технологій
Практика показує, що досить багато невеликих компаній використовує для фінансового та управлінського обліку Excel або інші подібні програми. Чи є в цьому сенс і чи зможете ви заощадити на використанні «безоплатного» продукту? Для початку потрібно зрозуміти, що Excel входить до складу Microsoft Office, який необхідно придбати для легального використання. Якщо під час перевірки у вас виявиться «зламана» версія, то вам можуть призначити штраф, розмір якого буде досить солідним.
Друга проблема використання таблиць полягає в тому, що вони досить складні для вивчення та не надають користувачеві і десятої частини можливостей, які є у сучасних програм. З основних проблем, з якими стикаються власники бізнесу, які ведуть облік в офісних програмах, можна виділити:
- Величезна кількість окремих документів та таблиць, з якими дуже складно розібратися. Вони постійно губляться, потрібно витрачати час на їх пошуки тощо.
- Проблеми із формулами. По-перше, їх потрібно створити. По-друге, вони постійно збиваються і губляться при перенесенні інформації між різними таблицями, при зміні формату клітинок тощо. Припуститися помилок у формулах дуже легко, а ось знайти їх — складно.
- Ризики втрати даних. Оскільки вся інформація вноситься в таблиці вручну, вона постійно втрачається. Практика показує, що більшість підприємців відкладає ці процеси до останнього, внаслідок чого інформація про угоди забувається, заявки губляться тощо.
- Відсутність осудних схем руху грошей. Вам доведеться пам’ятати їх, оскільки нормально візуалізувати схеми в офісних додатках просто не вийде.
- Відсутність контролю. До таблиць має доступ хтось із ваших співробітників? Будьте готові до того, що інформація постійно спотворюватиметься та втрачатиметься.
Хочете позбавити себе повного хаосу в обліку? Саме для цього й потрібні сучасні програмні продукти. У бізнесі, де конкуренція зростає, а клієнтська орієнтованість стає ключовим фактором успіху, використання програм автоматизації виходить на перше місце як ефективніший засіб у порівнянні з традиційним Excel.
На відміну від таблиць, програмні продукти USAP.ONLINE надають комплексний підхід до управління клієнтами, поєднуючи в собі не лише базу даних, а й можливості аналітики, автоматизації процесів та інтеграції з іншими системами. Програма дозволяє відстежувати взаємодію з клієнтами, надає точніші та актуальніші дані, а також забезпечує централізований доступ до інформації для всієї команди. У результаті вибір програм автоматизації замість Excel стає стратегічним кроком, що забезпечує більш ефективне управління відносинами з клієнтами та підвищення загальної продуктивності бізнесу.
Чому варто вибрати USAP.ONLINE для бізнесу?
Дана програма є унікальним та практичним рішенням, яке забезпечує комплексний підхід до управління та оптимізації різних бізнес-процесів. Розглянемо, з яких причин рекомендуємо вибрати USAP.ONLINE:
- Гнучкий підхід. USAP.ONLINE надає інтегровані інструменти для обліку, аналізу та управління, які легко налаштовуються під унікальні потреби вашого бізнесу. Широкий функціонал та можливість інтеграції з іншими системами роблять його ідеальним вибором для компаній різного масштабу.
- Хмарні рішення. USAP.ONLINE працює у хмарі, забезпечуючи високий рівень доступності та безпеки даних. Це дозволяє вам керувати своїм бізнесом із будь-якої точки світу.
- Автоматизація більшості бізнес-процесів. Цей програмний продукт дозволяє автоматизувати рутинні операції, що дозволяє підвищити вашу ефективність та заощадити час для прийняття стратегічних рішень.
- Управління клієнтськими відносинами. Дана програма допомагає ефективно взаємодіяти з клієнтами, відстежувати заявки та продажі, здійснювати дзвінки та всіляко покращувати свій досвід роботи із замовниками.
- Сучасні технології та інновації. Постійне оновлення та впровадження нових технологій роблять USAP.ONLINE чудовим вибором для тих, хто прагне бути на передовій у світі бізнес-технологіях.
Також із плюсів цього програмного продукту можна виділити компетентну підтримку та можливість швидкого навчання ваших співробітників. Завдяки цьому вдається впровадити систему на підприємстві з мінімальними втратами часу та максимально розкрити її потенціал. Вибір USAP.ONLINE для вашого бізнесу означає інтеграцію сучасних технологій, гнучкість налаштувань та надійність в одному рішенні. Це інструмент, який допоможе вашій компанії процвітати в умовах постійних змін та високої конкуренції.