Сучасні компанії, чи то великі, середні чи малі підприємства зайняті в будь-якій сфері діяльності, потребують гнучких та потужних інструментів для автоматизації обліку та управління. Більшість призначених для цього програмних продуктів задовольняють основні потреби користувачів. Однак, умови сучасного бізнесу нерідко вимагають вирішення нетривіальних завдань. Тому, вибираючи з безлічі пропозицій автоматизованих програм обліку, варто звертати увагу не лише на вартість супроводу, набір опцій та зручність інтерфейсу. Важливим питанням є можливість адаптації облікової системи, готовність постачальника програми швидко та ефективно надати новий, необхідний для вирішення конкретних завдань замовника алгоритм.
Доопрацювання програми автоматизації обліку
Зміни законодавства у сфері регулювання господарської діяльності та динаміка ринкових трендів вимагають від підприємців нових рішень. Найчастіше керівники підприємств підходять до цього завдання творчо, чим забезпечують гнучкість бізнесу та його конкурентоспроможність. Але зміни в умовах бізнес-процесу автоматично призводить до необхідності доповнювати, кастомізувати, програмний продукт, який забезпечує облік та управління роботою підприємства.
Труднощі кастомізації автоматизованих систем обліку
Коштовні автоматизовані системи обліку, які завдяки агресивній маркетинговій політиці власників широко використовуються вітчизняними підприємцями, не відрізняються оперативністю у вирішенні завдань кастомізації для конкретних бізнес – проектів. Так, вони мають широкий функціональний набір у різних тарифних планах, можуть запропонувати зручні варіанти автоматизації стандартних і не зовсім стандартних завдань. Але коли потрібно автоматизувати рішення оригінальні та створити унікальний алгоритм, замовнику виставляється неадекватно завищений рахунок за доопрацювання, а на реалізацію витрачається багато часу.
Вирішення нестандартних завдань автоматизації бізнесу
Облікові автоматизовані системи не працюють автономно. База даних наповнюється відповідними співробітниками підприємства та робота системи контролюється. Звичайно, роль таких програмних продуктів складно переоцінити в реаліях сучасної економіки, але ефективність їх роботи можна суттєво підвищити, кастомізувавши, доповнивши модулями для вирішення неординарних завдань.
Наочно для користувача переваги прямої співпраці з безпосереднім розробником варто розглянути на конкретних прикладах.
Кейси розробки додаткових модулів автоматизації у системі ЮСАП
До команди розробників системи ЮСАП, наприклад, постійно звертаються клієнти з проханням розробити додаткові модулів. Йдеться про алгоритми, які дозволять автоматизувати оригінальні бізнес-рішення, що не передбачено в тарифних планах як нашої системи, так і в аналогічних програмних продуктах інших розробників.
Нижче наведено реальні приклади того, як кастомізація ЮСАП допомогла вирішити специфічні завдання різних підприємств.
Автоматизація переміщень між складами
Компанії, яка є користувачем системи USAP, потрібно автоматизувати облік та управління товарними потоками між чотирма складами для спрощення роботи з великою кількістю товарів.
Рішення:
Для виконання завдання було створено спеціальну форму введення даних з таблицею складів та товарів, у якій використовувалися готові елементи інтерфейсу. На формі розмістили кнопку «Сформувати», яка надсилає всі дані на сервер. На серверній стороні було розроблено новий модуль мовою SQL, який розбирає отримані дані, формує необхідні документи і повертає список створених документів.
Такий підхід дозволив автоматизувати процес переміщення товарів між складами, суттєво знизивши ймовірність помилок та витрати часу працівниками на ручне створення документів. Усі модифікації відбувалися за допомогою додавання нових модулів, що спростило використання алгоритму.
Переваги:
- автоматизація складних процесів;
- спрощення роботи працівників;
- зниження ризиків помилок.
Обмеження проведення документів списання коштів
В одній із компаній виникла необхідність посилити контроль над документами списання коштів із каси. Потрібно було заборонити проведення документа, якщо коментар містить менше п’яти символів.
Рішення:
Для реалізації цього обмеження було відкрито процедуру, що зберігається, яка відповідає за перевірку документа перед проведенням. Процедура була доповнена одним додатковим перевірочним запитом на SQL, який не дозволяв провести документ у разі недотримання вимог до кількості символів у коментарі.
Така кастомізація значно підвищила рівень контролю за фінансовими операціями та виключила можливість некоректного проведення документів.
Переваги:
- покращення контролю за фінансовими процесами;
- зниження ризику помилок та спрощення аудиту операцій;
- легкість та швидкість впровадження змін.
Формування звіту з контрагентів, які виконали умови акції
Компанія проводила акцію для своїх контрагентів і виникла потреба в автоматичному отриманні списку учасників, які виконали умови. Умовою акції було здійснення обороту на суму понад 100 000 грн за три тижні та наявність не більше ніж п’яти поворотних документів.
Рішення:
До системи було додано новий звіт. Для цього на сервері було створено додаткову процедуру мовою SQL, яка аналізувала базу даних контрагентів, перевіряла виконання умов акції та формувала підсумковий список. Виклик звіту було додано до відповідного довідника звітів, що дозволило менеджерам легко отримувати дані щодо виконання умов акції.
Ця доробка значно прискорила процес аналізу та дозволила без помилок відібрати контрагентів, які виконали вимоги акції.
Переваги:
- автоматизація складних розрахунків;
- прискорення процесу керування;
- прозорість даних та спрощення аналізу.
Автоматизація прийому замовлень для пекарні
Пекарня, яка працює з кількома торговими точками, зіткнулася з необхідністю автоматизації процесу заповнення документів замовлення продукцією з різних груп товарів. Операторам потрібно було швидко створювати замовлення на основі попередніх замовлень з урахуванням популярних товарів.
Рішення:
Для вирішення цього завдання було додано три плагіни до табличної частини документа замовлення. До кожного плагіну була прив’язана певна група продукції: «Хліб», «Випічка» та «Сендвічі». Кнопки кожної групи товарів були розміщені поруч із таблицею, що дозволяло операторам швидко вибирати потрібні групи товарів. Після натискання на кнопку SQL-процедура заповнювала документ товарами з обраної групи, використовуючи середню кількість замовлень за останні чотири робочі дні.
Це рішення дозволило автоматизувати та значно прискорити процес оформлення замовлень, зменшивши ймовірність помилок при ручному введенні даних.
Переваги:
- швидке та зручне оформлення замовлень;
- зниження впливу людського фактора;
- збільшення продуктивності операторів.
Гнучкість кастомізації: основна перевага ЮСАП
Кастомізація сервісу обліку ЮСАП дозволяє вирішувати завдання практично будь-якої складності, пропонуючи клієнтам індивідуальні рішення, які максимально відповідають їхнім бізнес-потребам. Це досягається завдяки модульній архітектурі системи, використанню потужного інструментарію для роботи з даними (наприклад, мови SQL) та гнучкому підходу до налаштування інтерфейсів користувача.
Можливості кастомізації включають:
- Автоматизація процесів. ЮСАП дозволяє налаштовувати автоматизовані робочі процеси, значно прискорюючи виконання завдань та знижуючи ймовірність помилок.
- Створення кастомних звітів. Розробники можуть створити унікальні звіти на основі специфічних бізнесових вимог, використовуючи потужні аналітичні інструменти системи.
- Контроль якості даних. У системі легко налаштовуються перевірки даних, що допомагає контролювати коректність інформації, що вводиться, і запобігає помилкам на етапі формування документів.
- Інтерфейси адаптовані під потреби користувачів. У ЮСАП можна налаштовувати форми користувача та інтерфейси для спрощення роботи операторів і мінімізації часу на навчання.
- Інтеграція із зовнішніми системами. Можливості інтеграції з різними системами, такими як CRM, ERP або зовнішні бази даних, дозволяють створити єдиний інформаційний простір для бізнесу.
Кастомізація – це ключ до успішного використання системи USAP для бізнесу будь-якої специфіки та масштабу. Здатність системи адаптуватися під конкретні завдання клієнтів та гнучкість у налаштуванні процесів забезпечують не лише покращення поточних операцій, а й потенціал для подальшого зростання та розвитку компанії. Програмне забезпечення ЮСАП — це потужний інструмент, який перетворює складні завдання на прості рішення, допомагаючи бізнесу працювати швидше, ефективніше та безпечніше.