Перехід на нову програму обліку з 1С, BAS, Укрсклад чи іншої програми не завжди припадає на початок року. Буває, що в старій програмі вже виписано сотні видаткових накладних, актів і рахунків за поточний рік, а нова програма почне з номера 1. Тоді в одному році з'являться два документи з однаковим номером: один зі старої програми, другий з нової. Щоб цього не сталося, нумерацію в USAP продовжують з останнього номера старої програми. Нижче покроково на прикладі бази, в якій працюють дві організації: ФОП і ТОВ «Світанок».
З чим стикаються при переході на нову програму
- Номери документів у новій програмі починаються з 1, і в році з'являються два документи з однаковим номером.
- Коли в одній програмі кілька ФОП або ФОП і ТОВ, продажі всіх організацій ідуть однією чергою номерів, хоча в кожної має бути своя.
- Залишки товарів, контрагентів і борги переносять до першого документа в новій програмі, інакше звіти покажуть неповну картину.
Перші дві проблеми розв'язує налаштування нумерації, описане нижче. Про третю - у статті про те, як бухгалтеру перейти на нову систему обліку.
Як USAP нумерує документи
Кожен вид документа має власну нумерацію в межах року. Перший продаж року отримує номер 00001, наступний 00002, і так далі. Приходи та інші види документів рахуються окремо від продажів. Номер документ отримує, коли його фіксують. Продаж - це документ, з якого друкують видаткову накладну, акт чи рахунок, тож продовжити нумерацію продажів означає продовжити нумерацію цих документів.
Лічильник окремий для виду документа, року і префікса номера. Префікс - це літери на початку номера, їх задають у картці юрособи. Юрособи без префікса ділять один лічильник: якщо і ФОП, і ТОВ лишити без префікса, їхні продажі підуть однією чергою номерів. Тому кілька ФОП або ФОП і ТОВ в одній програмі отримують окрему нумерацію через префікс.
Кожній юрособі задають свій префікс документів
Щоб у ФОП і ТОВ була окрема нумерація, кожній задають свій префікс. Шлях: Каталог - Юридичні особи, картка юрособи, поле «Префікс документів», кнопка «Зберегти». У прикладі ФОП отримав префікс «Ф-», ТОВ «Світанок» - «С-».
Префікс має до 3 символів, у кожної юрособи свій: однаковий префікс двом юрособам задати не можна. Літера d зарезервована. Номер читається легше, коли префікс закінчується дефісом: Ф-01251 замість Ф01251.
Префікс задають до першого документа юрособи в USAP. Якщо задати його юрособі, яка вже має документи, при наступному збереженні кожен її документ отримає новий номер з префіксом.
Як встановити початкову нумерацію
Останній номер зі старої програми записують обробкою «Встановлення початкової нумерації». Щоб відкрити форму, у Головне меню - Підприємство вибирають пункт «Аналітичні звіти/обробки», теку «Налаштування параметрів» і відкривають обробку «Встановлення початкової нумерації».
Задавати префікси й початкові номери можуть адміністратори.
Як користуватися обробкою
Після відкриття у формі видно опис: що робить обробка, що означає кожен параметр і колонка результату. Параметрів чотири:
- «Тип документа» - вид документа, найчастіше «Продаж»;
- «Рік» - за замовчуванням поточний;
- «Префікс» - літери на початку номера, як у картці юрособи;
- «Останній номер» - номер останнього документа цього виду в старій програмі, лише число.
Продаж - основний документ, і зазвичай досить продовжити нумерацію саме продажів. Інші види документів задають, лише якщо їхні номери теж треба продовжити.
Приклад результату
Після кнопки «Застосувати» наступний документ цього виду отримає номер, більший на 1. Обробка показує таблицю за префіксами: останній документ, уже створений у USAP, записаний номер і наступний номер.
На знімку номери продажів за 2026 рік у базі, де вже виписано продажі з префіксами. Для ФОП з префіксом Ф- записано 1250: перший продаж після цього отримав Ф-01251, наступний буде Ф-01252. Для ТОВ «Світанок» з префіксом С- спершу записали 450, і продажі отримали С-00451 і С-00452. Потім номер змінили на 460, тому наступний буде С-00461. Рядок «Без префікса» - продажі ФОП, створені в USAP до того, як він отримав префікс Ф-, останній з них має номер 16. Номер з префіксом вони отримають при наступному збереженні.
Номер задають окремо для кожного виду документа, року і префікса, але форму для цього не перевідкривають: змінюють поля і ще раз натискають «Застосувати». Для двох юросіб і продажу це два записи в одній відкритій формі.
Правила, які треба знати
Зайнятий номер записати не можна. Якщо в базі вже є документ цього виду з номером, більшим чи рівним вказаному, USAP номер не запише і покаже повідомлення системи. У ньому сказано, за який рік, з яким номером і префіксом уже є документ, і що треба вказати номер, більший за нього. Наприклад: «У 2026 році вже є документ з номером 1251 і префіксом Ф-. Вкажіть номер, більший за нього».
Помилку в номері виправляють повторним «Застосувати» з тими самими видом документа, роком і префіксом: новий запис замінює попередній. Номер можна й зменшити, поки в базі немає документа цього виду з таким самим чи більшим номером.
У документі юрособу вибирають у полі «Фірма»
Від юрособи документа залежить, з якої черги він отримає номер. У документах продажу юридичну особу змінюють у блоці «Додатково»: відкривши його, можна змінити значення поля «Фірма».
На знімку продаж для ТОВ «Світанок»: після фіксації він отримав номер С-00451, наступний після записаних 450.
Продаж для ФОП після фіксації отримав номер Ф-01251.
Номер оновлюється після збереження
Номер не змінюється одразу після того, як у документі вибрали іншу юрособу. Він оновлюється тільки коли документ зберігають, а до того в полі «Код» лишається попередній номер.
На знімку продаж ФОП, створений до того, як ФОП отримав префікс, тому номер 00015 без префікса.
У полі «Фірма» вибрали ТОВ «Світанок» і зберегли документ. Тільки після цього він отримав номер з черги ТОВ: С-00452, наступний після С-00451.
Якщо юрособу змінили, а документ не зберегли, номер лишиться старим.
Як виглядає налаштована нумерація
У журналі продажів видно, як продовжилась нумерація. Продаж ФОП отримав Ф-01251 після записаних 1250, поруч продаж ТОВ «Світанок» з номером С-00451.
Далі кожна організація продовжує свою чергу номерів: наступні продажі ФОП підуть з префіксом Ф-, продажі ТОВ - з префіксом С-.
Порядок переходу
- Переписати зі старої програми останній номер продажу окремо для кожної організації, а за потреби й інших видів документів, нумерацію яких продовжують.
- Задати кожній юрособі свій префікс документів до її першого документа в USAP.
- У формі «Встановлення початкової нумерації» записати номер для кожного префікса, щоразу натискаючи «Застосувати».
- Почати виписувати документи в USAP.
Як у документах змінити юридичну особу, описано в інструкції до документа «Продаж товару», а як завести картку нової юридичної особи (організації) - в описі довідника «Юридична особа підприємства». Що ще підготувати до зміни програми, розповідає стаття про те, як бухгалтеру перейти на нову систему обліку.