Інвентаризація – це перевірка наявності та стану майна шляхом підрахунку і складання його опису. Вона є способом виявлення (з наступним обліком) товарів і джерел їх формування, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.
В умовах жорсткої конкуренції питання обліку, у тому числі і товарних залишків, відіграє все більш важливу роль. Наприклад, магазин взуття, щоб не втратити клієнта, повинен мати в пропозиції достатньо широкий асортимент розмірів та моделей. А торгівельна точка, яка торгує кормом для тварин, повинна пропонувати номенклатуру таких товарів багатьох різновидів. Для цього потрібно чітко знати залишок товарів не тільки в асортименті, але й по конкретним позиціям, щоб своєчасно поповнювати товарні позиції та мати змогу завжди задовольняти попит клієнтів.
Здавалось би, задача не з простих, тим більш, якщо враховувати, що на складі сучасного магазину можуть бути тисячі, а то й десятки тисяч різноманітних товарних позицій. Однак, періодичні інвентаризації з використанням спеціального обладнання, так званих сканерів штрих-кодів, та відповідного програмного забезпечення, дозволяють досить просто вирішити цю проблему. Це дає швидкий та надійний результат незалежно від виду ревізії.
Залежно від цілей проведення та обсягу перевірки наявності товарних запасів, інвентаризація може бути:
- Повною, яка охоплює весь товарний асортимент складу чи магазину.
- Частковою, проводиться відносно товарів, що мають високий ризик виявлення нестачі.
- Вибірковою, проводиться залежно від ситуації, інколи навіть щодня. Як правило, така інвентаризація проводиться для виявлення фактичних залишків товарів, які користуються найбільшим попитом.
У всякому разі, проведення ревізії з використанням електронних засобів та відповідного ПЗ має значні переваги перед архаїчним способом облікових перевірок “на папері”.
У будь-якому бізнесі при ведені діяльності, рано чи пізно потрібно звіряти залишки товарів ( в асортименті) на полицях, складах з тим переліком, що вказаний в програмному забезпеченні. В першу чергу це робиться для того, щоб мати актуальну картину по залишкам та мати можливість реагувати на відсутність того чи іншого товару.
Розглянемо ситуацію:
Дуже часто трапляється в бізнесі коли ми маємо на обліку в програмному забезпечені певну кількість товару, нехай до прикладу це буде взуття (кросівки іменитого бренду) 44 розміру в кількості 4 пари, але по факту цього товару немає в нас, ні на складі, ні на полиці.
Будучи у Вас у магазині одному з клієнтів сподобалась модель вищевказаного взуття, саме 44 розміру. Клієнт запитує продавця чи є в наявності кросівки саме 44-го розміру. Продавець бачить по базі (в програмному забезпечені), що товар такий є в наявності, просить клієнта зачекати, поки той принесе зі складу. Клієнт згодився зачекати.
Продавець прийшовши на склад, шукаючи необхідний розмір взуття побув там приблизно 15 хвилин, але в результаті так його і не знайшов. Повернувшись зі складу до магазину, Продавець вибачився перед клієнтом і повідомив йому, що даного розміру немає нажаль.
Виходячи з вище наведеної ситуації маємо наступну картину:
- ображеного покупця (так як очікував 15хв, але так і не отримав бажаного товару);
- А також, маємо чергу біля каси, так як продавець був відсутній близько 15хв (шукав зазначений товар, так і не знайшовши його).
Щоб не виникало подібних ситуацій з розбіжністю інформація в системі та фактичної наявності товару, потрібно періодично проводити актуалізацію товарів у програмі з актуальними залишками на полицях чи складах. Є різні підходи для досягнення цієї мети. Один із підходів, це часткова інвентаризація:
- Часткова інвентаризація – проводиться коли на прилавку товар вичерпується або при поставці товару, відповідно фіксується поточний залишок на складі і в разі потреби коригується.
Це є динамічний хороший підхід, але він потребує додаткових рухів від персоналу, (який товар привозиться, який товар приймається), що дуже важко можна реалізувати на постійній основі;
- Є і інший підхід – це періодичні інвентаризації товару на складах для цього використовується спеціальне програмне забезпечення.
Раніше у минулі часи, коли магазини проводили ревізії залишків, доводилося зупиняти торгівлю та закриватися на декілька днів. Це було необхідно, оскільки не було можливості коректно відображати рух товару під час проведення таких інвентаризацій. Зараз, облікові платформи, наприклад такі, як платформа USAP, в змозі у режимі онлайн враховувати всі товарні операції та точно відображати товарні залишки на кожний конкретний момент часу.
! Наявність у системі спеціального модулю інвентаризації дозволяє одночасно працівникам складу проводити ревізію (інвентаризацію) та приймати товар, а продавцю реалізовувати продукцію!
В систему USAP вбудований такий модуль інвентаризації, який дозволяє швидко, ефективно та якісно провести інвентаризацію матеріальних цінностей. При чому взагалі не припиняючи торгівельну діяльність підприємства під час проведення її. Будучи користувачем нашого програмного забезпечення, оператор (Продавець) може працювати й надалі, а на фоні цього, інший оператор (працівник магазину, якщо це мережа або делеговані особи з правами доступу) можуть проводити інвентаризацію.
Система USAP враховує всі рухи по товару, які надходять чи вибувають з магазину і зводить їх до нормалізованого вигляду.
Різні програмні забезпечення з ведення обліку мають свої особливості, недоліки та переваги. Більшість таких систем доволі просунуті і забезпечують коректне та зручне виконання основних облікових функцій. Але, щоб скласти уявлення про алгоритм електронної інвентаризації, зручніше взяти до прикладу конкретну облікову платформу із широким функціоналом, таку як облікова платформа USAP.
Документи з інвентаризації створюються в розрізі кожного магазину окремо. В одного документа інвентаризації є декілька фаз перебігу. Інвентаризацію потрібно почати, зробивши певні маніпуляції, а далі її потрібно завершити. Детальніше зможемо розібрати згодом на прикладах.
Для здійснення операцій з інвентаризації нам потрібно перейти в головне «Меню» програмного забезпечення USAP, у підрозділі «Склад», натиснувши на кнопку «Інвентаризація товарів» (підсвічено червоним кольором)
Нам відкриється вікно, в якому потрібно буде створити новий документ «Інвентаризації», натиснувши на кнопку «Додати» 
Після натиснення вищенаведеної кнопки, створиться документ інвентаризації (ревізії), інтерфейс якої дозволяє створювати окремі документи (ревізій), для будь якого підрозділу підприємства, магазину, складу.
Далі в полі «Склад» потрібно обрати з випадного списку той склад чи «Магазин» на котрому будемо проводити інвентаризацію і натиснути кнопку «START» для активації процесу ревізії (підсвічено червоним):
На цьому етапі роботи алгоритм системи USAP фіксує (запам’ятовує) весь залишок, що є в базі на магазині і відповідно від цього моменту формує відповідний документ.
Перейдемо до функціоналу програми, інтерфейс цієї форми представлено такими позиціями, підсвічено червоним:
- Код – Внесений у систему код товару;
- Товар – Назва товарної позиції.
- Координати – тут відображається місце знаходження товару. Наприклад, стелаж № 2, полиця №1 і тому подібне. При цьому, одна й таж номенклатура товару може розміщуватися в різних місцях, що відображається у системі.
- Дата – дата проведення інвентаризації.
- Залишок – збережений системою залишок товарної позиції на початок ревізії.
- Додано – поле, в яке додаються системою отримані у ході ревізії реальні залишки.
- Результат – колонка з різницею одиниць товару, збережених системою на початок інвентаризації, та доданих у процесі ревізії. В ідеалі ця величина повинна бути нульовою.
- Ревізор – цей пункт форми відображає дані про те, ким конкретно знімався залишок, оскільки інвентаризацію одночасно може проводи необмежена кількість співробітників.
- Вартість – в даній колонці відображається сумарна вартість наявного товару по цінам підприємства.
Також над табличною шапкою ліворуч, зможемо побачити відображення Оцінку в роздрібних цінах.
На сторінці праворуч (підсвічено зеленим) виводяться наступна інформація:
- дані про товар – який вводиться (Код, назва товару);
- підрахунок залишку (якого проводиться на даний момент). Запис виконано великим шрифтом, що дозволяє оператору бачити текст на моніторі з великої відстані в полі (Результат).
- Розташованими праворуч над текстом (підсвічено червоним), кнопками
можна зменшити чи збільшити зображення, що дозволяє організувати більш комфортний процес роботи. Крім того, нижче тексту назви товарної позиції оператор може бачити результат ревізії на даний момент часу та його місцезнаходження (за наявності запису у колонці Координат).
Якщо, до прикладу, у ході ревізії оператор додає залишки з неповної упаковки товарних одиниць, передбачена можливість спрощення вводу шляхом виклику діалогового вікна для ручного вводу кількості, просто повторним натисканням клавіші «ENTER» на клавіатурі та вводом у діалогове вікно від’ємного значення помилково введеної кількості.
Слід зазначити, що коригування передбачається виключно відносно стовпця «Додано». Виправлення даних заднім числом не припустиме!
У формі також представлена вкладка, яка відкриває історію по конкретній позиції, де, наприклад, якщо за кілька днів після інвентаризації буде виявлена нестача якогось товару, то можна буде проглянути процес, як і хто саме ревізував цей товар. Крім того, у стовпцю «Ревізор» передбачена спеціальна відмітка для позицій, які внесені скануванням!
Інвентаризацію можуть проводити одночасно багато людей в одному і тому ж документі. Для того щоб інші працівники могли додавати самостійно позиції в документ, їм потрібно зайти в меню знайти створений нами документ інвентаризації, відкрити його. Далі можна приступати до його модифікування. Обмежень по кількості людей немає, обмежень по доступу також немає. Будь який користувач який може зайти в систему – він може вести облік товару. Для того щоб не путались між собою користувачі в колонці підрахунку, у колонці «Ревізор» підсвічується хто робив зміни в записі даної позиції.
Платформа USAP також передбачає спрощення роботи ревізору за допомогою звукових сигналів. Наприклад:
● якщо товар розпізнано за кодом, звучить один короткий сигнал;
● якщо товар не розпізнано системою, лунає довгий сигнал;
● у випадку виявлення надлишку, оператор почує два короткі сигнали.
Сигналізації про внесення надлишків допомагає виключити помилкове внесення товару, спонукаючи оператора ретельніше перевірити правильність введених даних.
Дуже часто на полиці знаходиться товар за товаром, ми скануємо першу пачку і візуально нам здається що там далі на поличці є ще 7 штук. Беремо і додаємо ще 6 шт., на слух не повертаючись можемо почути сигнал, що ми щойно додали надлишок. Тоді ми вже зупиняємось, повертаємось і дивимось в монітор, що у нас там додалось, і після вже дивимось на полицю та звіряємо чи вірна кількість була додана. Після вияснення нами, що товар який ми додали не такий як потрібно, ми можемо зробити коригування.
Коригування здійснюється «ПЛЮСИКОМ» на товарній позиції або якщо в нас цифрова клавіатура, то повторним натисненням клавіші «ENTER», вписуємо з мінусовим значенням кількість товару (з думкою, що випадково додали не ті 6 штук): – 6.
! Ми не коригуємо відсканований запис, тільки додаєм ще одну таку ж позицію з тим же товаром, але з мінусовим значенням (це дозволяє нам закрити питання, щодо наших співробітників, які проводили ревізію, щоб не мали змоги, щось заднім числом виправляти). В ревізії (заднім числом) нічого не виправляється. Можна подивитись історію по роботі конкретного ревізора по конкретній позиції!
«Історія по конкретній позиції». Якщо через 3-4 дні виявиться, що певна позиція товару у нас в недостачі, то можна буде відкрити ревізію і продивитись хронологію, як проводилась інвентаризація (чи був цей товар на залишках, чи його сканували, чи вводили вручну, чи був він у надлишку).
Наглядно можна буде переглянути, якщо товар додано по одній штуці (то цей товар сканували), а якщо ведено більше ніж одна штука, то скоріш за вже додавали вручну (інформацію можна переглянути у відповідній колонці)!
У лівому верхньому кутку документа інтерфейсу інвентаризації бачимо кнопки:
1. «Моя історія» 
2. «Загальна історія» 
3. «Різниця» 
Використовуючи кнопку у вигляді «Лінзи» на самій товарній позиції, нам відкриється вкладка, де ми зможемо ознайомитися з історією проведення ревізії по конкретній товарній позиції. Це особливо корисна функція, якщо, наприклад, по результатам ревізії було виявлено надлишок певної товарної позиції. Завдяки такій можливості легше знайти помилку, та усунути її.
! Товари сортуються системою по групам. Таким чином товарні позиції зі схожими назвами будуть розташовані у списку поряд!
Під час ревізії оператор може натиснути кнопку «Моя історія», там буде відображено позиції які він особисто сканував/додавав у документ інвентаризації.
Натиснувши кнопку «Загальна історія» – перенесе нас на сторінку, де зможемо побачити історію сканувань всіх користувачів, що брали участь у ревізії. Позиції товарів будуть посортовані по часу сканувань.
Повернемось до нашої інвентаризації.
Після того як ми натиснули кнопку «START» , інвентаризація стала активною. Для того щоб в табличному полі документа відобразився весь товар що є на магазині потрібно натиснути кнопку «Різниця»
В стовпцях кількість (Залишок 5 / Додано 0 / Результат -5), на малюнку вище підсвічено червоним.
! Підрахунок відбувається методом додавання нових рядків у перелік підрахунку, тобто починається ревізія з того, що всі рядки вносяться мінусом і їх треба знайти і додати, потім працівник який сканує сканером чи вводить у поле пошуку вручну позицію, ця подія додається додатково в інвентаризацію, далі відбуваються підсумки що відбулося!
Якщо на цьому етапі закрити процес інвентаризації через кнопку «Завершити інвентаризацію» то в такому випадку будуть створені в підрозділі «Склад» документи коригування (Списання втрат та Оприбуткування надлишків).
Продовжимо наш процес інвентаризації:
Як можемо бачити біля кнопки «Різниця»
Оцінка в роздрібних цінах: -22898.
Отже, скануємо товар сканером штрих-кодів (провідним чи безпровідним) або вводимо за допомогою цифрової клавіатури, то у верхньому «поле вводу» 
Також біля верхнього «Поле вводу» товару праворуч є ще одне поле під назвою «Координати підрахунку» 
Ми бачимо хто робив ревізію цих позицій з інформації стовпця «Ревізор», коли він це робив зі стовпця «Дата», а також на якій полиці чи стелажі цей товар розміщувався зі стовпця «Координати» (підсвічено червоним):
Тобто в нас є історія де ми знаходили цей товар та де був товар на стані ревізії.
Таким чином потрібно пройтись по всіх товарних позиціях до кінця списку. Після того як всі товари відскановані/додані, нам потрібно перейти на сторінку «Різниця», натиснувши відповідну кнопку
В кінці коли все підраховано, ми маємо пробігтися по списку. В поле «Координати» вписати слово «Перевірка», і всі правки робити з таким записом:
Візуально будемо бачити останні координати перевірених позицій, де конкретно вони розташовуються, натиснувши на кнопку біля «плюса» 
Якщо було виявлено відхилення від нульового значення у стовпці «Результат», тобто, є надлишок чи нестача товару, варто перевірити коректність процесу проведення підрахунку саме цих позицій.
Після того як вся номенклатура звірена у всіх полях, у нас проставлена інформація з поля координати зі словом «Перевірка», (це дозволяє бачити перевірені позиції, щоб не повертатися до них знову), ми розуміємо, що ми цю ревізію закінчили, далі ми повинні натиснути кнопку «Завершити інвентаризацію» 
Після натискання кнопки «Завершити інвентаризацію», Вас буде попереджено у відповідному діалоговому вікні, що дана ревізія стане не активною для редагування (не можливо буде робити будь які зміни), вона вже не відновиться в режим продовження:
Погодившись з даним попередженням, натискаємо відповідну кнопку 
Цю дію може зробити будь який працівник. Дана дія призведе до створення документів, які коригують залишок таким чином, що:
● товар у надлишку буде оприбутковано;
● а товар факт нестачі, якого виявлено, буде списано.
Метою ревізії товарних залишків — є уточнення їх наявності. Тому по результатам інвентаризації слід вносити відповідні зміни до загального обліку, якщо, звісно, відхилення по факту було виявлено.
Тобто, треба списати нестачу та оприбуткувати надлишок.
Для цього в пункті головного меню «Склад» (підсвічено зеленим) передбачено підпункти:
- «Оприбуткування надлишків»;
- «Списання втрат».
Щоб їх переглянути, для того нам потрібно перейти в Меню – «Списання втрат» та «Оприбуткування надлишків» (підсвічено червоним):
В системі USAP створяться два документи з переліком товарів, один в «Списання втрат», які потрібно списати, інший в «Оприбуткування надлишків», які потрібно оприбуткувати, щоб залишок відповідав даним як по нашій «Ревізії». Сюди вноситься відповідна кількість товарів. Ціну ми визначаємо через кнопку «Заповнити цінами».
Для оприбуткування можемо вказати закупочні ціни, користувачі цього бачити не будуть, які не матимуть відповідний доступ. Щодо списання, то жодна ціна там не вказується. Тут вказується тільки кількість, а на витратах буде відображено собівартість цих позицій для формування залишку цих одиниць (вартість яка була витрачена на закупівлю цих товарів).
В цілому в цій ревізії в обох створених документах («Оприбуткування надлишків» та «Списання втрат») є обов’язковий реквізит «Стаття рентабельності», вона має входити в фінансовий результат під назвою «Інвентаризація» і в самому документі оприбутковуємо також через статтю «Інвентаризація». Це дає нам можливість у звіті «Фінансовий результат» побачити різницю між списаним та оприбуткованим товаром по закупочним цінам.
Як рекомендація для Вас від нас:
! «Рекомендація підсвічувати роздрібну ціну, говорити про роздрібні ціни. Не піднімати питання про собівартість, інакше Ви будете працювати на свого працівника». (Працівнику буде вигідно втратити товар, і відповідно навіть заплатити за нього по собівартості. Це означає що він скористався Вашим бюджетом. Ви йому придбали товар, він його продав, забрав націнку, а заплатив Вам вже коли ви його за руку піймали. Тому всі ревізії, всі списання тільки в роздрібних цінах.) !
«Списання втрат» та «Оприбуткування надлишків» в роздрібних цінах можна переглянути в створених документах, а також можливий перегляд в друкованій формі (роздрукувати документи), щоб мати підстави для подальшого спілкування з працівниками.
Використання сучасних технологій електронного обліку відкриває широкі можливості для проведення інвентаризації на будь якому підприємстві, особливо, якщо мова йде про облік значної номенклатури.
Відповідне програмне забезпечення дозволяє:
- значно скоротити час на проведення ревізії;
- мінімізувати вплив людського фактору та запобігти виникненню помилок;
- у автоматичному режимі прив’язати результати ревізії до фінансових результатів діяльності підприємства.
Завдяки цьому оптимізуються облікові операції та підвищуються якість керування підприємством.