Умовно облік можна розділити на три основні блоки:
- Складський облік
- Облік грошових коштів
- Облік заборгованості контрагентів
Тепер детально:
Кожна облікова система повинна бути так побудована, щоб ніяка дія оператора не змогла збільшити чи зменшити залишок на одному конкретному розділі обліку, не зачепивши при цьому хоча-б один із інших. Так наприклад продаж товару зменшує залишок по товарам, але збільшує при цьому заборгованість клієнта, а зменшення боргу клієнта мусить збільшувати залишок грошових коштів, чи збільшувати витрати в фінансовому результаті (якщо, наприклад, списали борг чи оплатили по незручному для підприємства курсу).
Складський облік
Ми повинні завести “центральний склад”, а також мінімум по одному складу для кожної торгової точки. В кожній точці має бути приписаний один або більше робітників з правом керування продажами.
Для кожного склада програмне забезпечення створює буфер приймання товарів (товар до надходження), це нам потрібно для того щоб на самому складі торгової точки всі дії виконувалися робітником торгової точки. Такий підхід дозволяє однозначно знайти точку втрати, чи пошкодження, товара. А самим робітникам торгової точки гарантує невтручання інших співробітників в зону їх матеріальної відповідальності.
Центральний склад на потрібен для перевірки надходжень товарів, приведення його до торгового вигляду, чи просто для обмеження доступа робітників магазинів до закупівельних документів.
Права робітників налаштовуються так, щоб вони могли переглядати тільки ті документи, які тим чи іншим способом прив”язані до підрозділів користувача. Так наприклад користувач магазину 1 може бачити тільки ті документи з товарами, в яких в якості склада вказано магазин 1. А касові документи доступні до перегляду, тільки тоді коли в них вказано в якості каси ті значення, які входять в перелік доступних користувачу.
Для проходження товара по шляху від купівлі до прилавка (вітрини), рекомендуємо використовувати таку схему:
товар купується на центральний склад, введення документа Закупка робить той робітник, який має право доступа до центрального склада, це може бути як сам власник, так і довірений менеджер (робітник з правами закупівлі товарів на центральний склад). Після оформлення закупівлі, всі учасники торгової мережі бачать в залишках на центральному складі тільки-що оформлений товар. Але, вони бачать тільки доступну кількість, без тої інформації що висвітлює джерело збільшення залишку.
пам”ятаємо – персонал магазина може переглядати тільки ті документи з товарами, які відносяться до доступних складів. центральний склад налаштовується таким чином, щоб читання документів по ньому було доступне тільки адміністрації.
Робітник центрального склада може за допомогою документа Розподіл залишків, чи за допомогою створення Переміщення товарів, оформити передачу товарів до складів магазинів. Відправлений товар пропадає із вільних залишків центрального склада і зараховуються в Очікувані залишки на склад отримувач.
Для того щоб робітники склада отримувача могли використовувати в роботі відправлений товар, вони повинні його прийняти до себе на склад, тим самим підтвердивши факт фізичного отримання відправлених товарів. Приймання товарів оформляється введенням документа Переміщення товарів з відміткою Приймання відправлень. Подвійне оформлення процесу передачі товарів гарантує надає нам гарантію того, що робітники не зможуть приписати товар до чужого склада, а робітник склада отримувача не може “на автоматі, бо заморений” прийняти товар. Таким чином кожна одиниця товара в переміщенні прописана відповідальною особою вручну, або відскановано за допомогою сканера штрихкодів. Для комфорта процесу приймання товарів на склад, можливе автоматичне заповнення документа переміщення залишками не прийнятих товарів. В колонці Рекомендовано програмою заповнюється кількість товарів, яка знаходиться в буфері приймання товарів, в колонці коментар вказується можливий склад відвантаження, та час формування переміщення.
Робітник склада має внести кількість підтвердженого ним надходження до колонки Кількість, та зафіксувати документ. Ті товари, які не були відмічені до прийняття будуть автоматично видалені із документа приймання, та залишаються в черзі на приймання до наступного разу.
Весь перелік товарів, який знаходиться в черзі на приймання можна переглянути в звіті “Не прийняті товари”, а при перевищенні 3-х днів від часу відвантаження, на робочому екрані робітників склада приймача включається сигналізація у вигляді підсвітки кількості не прийнятих одиниць, та максимального часу протермінування.
Облік грошових коштів
Грошові кошти обліковуються в розрізі кас, рахунків, банківських терміналів. Всі ці елементи є елементами довідника Каси/рахунки.
Під час діяльності магазина в облік зараховується оплата від покупців, при поверненні товара, який був проданий зразу з оплатою (режим продажу за готівку, чи через термінал) із обліку автоматично віднімається сумма повернутих товарів. В процесі роботи може виникнути потреба оплати щось із каси. Співробітники можуть провести таку операцію безпосередньо з свого робочого місця, обов”язково вказавши статтю витрат/доходів, та коментар до розходу. Крім витрат робітники можуть виписувати готівку на оплату авансів зарплатні, оплату всіляких дрібниць які Ви їм дозволяєте закуповувати самостійно. Та частина готівки, яка залишається на обліку може бути виписана як виручка магазина, для подальшого приймання цієї суми керівництвом. Після передачі виручки, чи списання грошей на витрати сумма в касі спадає.
всі документи, які зменшують залишок готівки в касі, підлягають обов”язковому контролю зі сторони адміністрації, проводиться ця операція в панелі – помічник введення касових та банківських документів. Виконання цієї вимоги дає можливість повністю контролювати витрату грошових коштів найманими співробітниками.
Приймання виручки проводиться оформленням касового документа в режимі приймання виручки, тут вказується від кого приймаємо виручку, в яку касу, скільки і якої валюти. Сума прийнятої виручки не зобов”язана бути рівною тій, яку було виписано з торгової точки, приймаємо “по факту”. В разі якщо все зійшлося, сумма пропадає із розділу звіту залишків грошових коштів “Виручка торгових точок”, і зараховується в касу, що була вказана як отримувач виручки. Вразі якщо після приймання виручки звіт відображає залишки по не прийнятій виручці, потрібно використати звіт по касовим операціям для пошуку причин розбіжностей.
Оплати постачальникам, виплати власникам, виплати нарахованої зарплатні робітникам офісу, та інші подібні операції, рекомендуємо проводити із каси офісу, це дає можливість обмежити співробітників магазинів в доступі до такої інформації. (каси і рахунки офісу налаштовуються так, щоб робітники інших підрозділів не мали до них доступа.
Після завершення приймання виручки, та рознесення всіх витрат за певний період (наприклад до початку поточного дня), потрібно провести звірку залишків грошей за обліком, з фактичним залишком в “сейфі”, та на рахунках.
Облік заборгованостей
Для того щоб вчасно отримувати поточну заборгованість клієнтів та заборгованість перед постачальниками, нічого додатково робити не треба. При оформленні первинної документації, якщо буде зачеплено контрагента (продажа/закупка, оплата покупця/оплата постачальнику) автоматично буде змінено його баланс. Результат всіх операцій можна побачити в звіті по заборгованості. Контролем в даному розділі обліку є постійний контроль залишків по заборгованості. Це дає Вам гарантію того, що Ваш робітник не списує гроші на повернення покупцю, та не “забуває” провести оплату від клієнта. В звіті по заборгованостям відображається не тільки залишок боргу, а і суми обороту відвантаження та оплат за вказаний Вами період. Відображення оборотів надає Вам можливість вчасно побачити відвантаження товарів на клієнтів в борг, та проаналізувати виконання планів оплати боргів.