Підприємство
Це вся структура яку будемо підключати до облікової системи. Якщо юридично Ваша структура представлена декількома ФОП-ами, чи може і підприємцями і товариствами – то це все одне підприємство. Не треба для кожної юридичної особи заводити окрему програму. В продукті USAP.ONLINE реалізовані прозорі механізми для відображення взаємодії між юридичними представниками підприємства.
Юридична особа підприємства
Юридична особа підприємства – це по факту той хто ставить підпис на документах, чи той на кого виписують товар постачальники. В самому простому випадку на підприємстві є одна юр.особа і на всіх документах продажу вказуються однакові реквізити продавця. В разі якщо до Вашого підприємства належить декілька ФОП, чи ТОВ, то ви можете створити для кожного із них картки Юридичної особи. Це дасть Вам змогу друкувати документи від імені тої чи іншої юр особи, та контролювати обороти чи залишки в розрізі власників товара.
Інструкцію по створенню карточки “Юридична особа підприємства”.
Підрозділ
В торгівлі – це торгова точка. один підрозділ характеризується наявністю хоча-б одного склада, каси, робітника. У випадку якщо у Вас крім декількох торгових точок наявний торговий представник, в обов”язки якого входить оформлення оптових продаж – тоді треба для його роботи створити окремий підрозділ. Це дасть змогу вирахувати прибутковість цього напрямку, та полегшить контроль обороту товарів та грошових коштів.
Інструкцію по створенню карточки “Підрозділ”.
Склад
Склад – це те місце, де ми обліковуємо залишки товара. Поняття склад включає в себе не тільки щось велике, а й довільне місце, яке має окремий вхід, яке можна закрити, та до якого є доступ у обмеженої кількості людей (вони ж і будуть відповідати за товар на цьому складі). Якщо ми маємо підрозділи які названі по адресі вулиці розташування (наприклад “проспект”, “лесі українки”,”Об”їзна”) , то для кожного такого підрозділу ми маємо створити хоча-б по одному складу.
Інструкцію по створенню карточки “Склад”.
Каса, чи рахунок в банку
ці два поняття повністю ідентичні, за винятком того, що перше описує місце зберігання готівкових коштів, а друге безготівкових. В окремо взятого підрозділу може бути декілька кас чи рахунків, але ми рекомендуємо створювати одну касу на одну “тумбочку з грошима”. В підрозділах торгових точок може бути наявний термінал безготівкового розрахунку, тоді в такому підрозділі треба створити рахунок в банку з назвою подібною до “Термінал УКРСІБ” чи “Термінал Проспект”.
Інструкцію по створенню карточки “Каса, чи рахунок в банку”.
Співробітник
Співробітники – це картотека персоналу який у Вас працює, цей довідник потрібен для нараховування / виплати заробітної плати, для того щоб контролювати гроші видані співробітнику на оплату доставки, закупівлі, оплати ремонтів тощо (підзвітні гроші, за які Ваш співробітник повинен буде відзвітуватися про напрямки використання виданих йому грошей). Також назва з певних карток цього довідника може використовуватися для заповнення ПІБ особи що має підписати документи.
Контрагент
Контрагент – це універсальна назва для Ваших клієнтів та постачальників. Також до контрагентів відносяться кредитори та власники бізнесу. Під час наповнення довідника контрагентів не потрібно створювати окремі карточки постачальника та покупця для однієї фактичної особи, створення різних карточок заважає роботі з боргами, якщо у контрагента є різні домовленості з Вами. Так наприклад Орендодавець може являтися у Вас і покупцем. В разі різних карток обліку для цих двох домовленостей Вам потрібно буде завжди складати заборгованість клієнта з боргом за оренду. а вразі ведення на одній картці контрагента цих двох домовленостей Ви зможете в одному акті звірки бачити поточну ситуацію як по кожній домовленості окремо, так і їх складений результат. Теж саме стосується і ведення взаємовідносин по декільком валютам, всі документи які вводяться по контрагентам прив”язані до комбінацій Контрагент-валюта-вид взаємовідносин, і кожна така комбінація – це окрема домовленість. в разі коли у різних домовленостей вказаний однаковий контрагент – ми можемо сформувати зведений акт звірки по цьому контрагенту.
Інструкцію по створенню карточки “Контрагент”.
Номенклатура
Це поняття включає в себе все що в нас може бути вказане в документах в якості об”єкта взаємодії з контрагентом. В цьому довіднику створюються картки для кожного товара та послуги. В залежності від того товар це чи послуга, в картці доступні ті чи інші поля характеристик. кожен елемент довідника номенклатура може мати один чи більше штрихкодів, це, при наявності сканера штрихкодів, може сильно полегшити формування чи перевірку документів проходу та продажу.
Інструкцію по створенню карточки “Номенклатура”.
Тип цін
Тип цін це фактично назва того прайсу, згідно з яким ви формуєте ціноутворення. В самому простому випадку на одному підприємстві треба завести дві картки типів цін, одну для Закупівельної ціни, і одну для Відпускної. В алгоритмах встановлення цін часто використовується таке поняття як націнка на закупівельну ціну. Таким чином можливий варіант використання типів цін наступний:
після оформлення надходження товарів, на підставі створеного надходження створюється встановлення закупівельної ціни, яке в свою чергу пропонує змінити відпускну ціну, на таке значення, яке дасть в результаті збереження раніше встановленої націнки на цей вид товару. Значення відпускної ціни система може використати при заповненні цін в документах продажу. Автоматичне встановлення вказаних власником цін не тільки прискорює введення нових документів, а і дозволяє заблокувати співробітникам можливість завищувати ціну клієнту, чи надавати занадто великі знижки.
Інструкцію по створенню карточки “Тип цін”.