В современном бизнесе правильное распределение прав доступа к корпоративной информационной системе играет ключевую роль в обеспечении безопасности данных, оптимизации рабочих процессов и повышении эффективности управления. Эта мера требует тщательного анализа и учета многих факторов для создания сбалансированной системы, отвечающей потребностям компании и обеспечивающей необходимый уровень защиты информации.
Определение критериев доступа
При распределении прав доступа необходимо руководствоваться двумя основными критериями:
- Категории данных, требующих ограничения доступа. Необходимо определить, какая информация конфиденциальна или критически важна для бизнеса и требует особой защиты.
- Принципы группировки пользователей. Необходимо разработать логическую систему классификации сотрудников на основе их должностных обязанностей, уровня ответственности и потребностей в доступе к информации.
Также необходимо разработать определенные ограничения на выполнение операций с имеющейся информацией. Следует установить четкие правила относительно того, какие действия (чтение, создание, редактирование, удаление) могут выполнять разные группы пользователей с разными типами данных.
Основные цели разграничения доступа
Среди них следует выделить:
- Обеспечение информационной безопасности и конфиденциальности. Должна быть внедрена защита чувствительной информации о продажах, доходности, расходах, поставщиках, покупателях и финансовых транзакциях компании.
- Распределение ответственности за ввод и анализ данных. Следует создать четкое распределение функций между центрами ввода информации (склад, цеха, отдел приема заказов) и центрами ее анализа (финансовая служба, отделы маркетинга и закупок).
- Повышение оперативности получения информации. Обеспечение быстрого доступа к необходимым данным позволяет ускорить принятие управленческих решений и своевременное отображение событий.
Также одной из целей является организация эффективного документооборота. Сотрудники должны иметь доступ только к документам, необходимым для их работы, благодаря чему упрощаются поиск и обработка информации.
Классификация имеющейся информации
Перед распределением прав доступа необходимо тщательно классифицировать информацию по следующим блокам:
- Нормативно-справочная информация. В этот блок необходимо добавить централизованные данные (сведения, необходимые для большинства пользователей, такие как номенклатура товаров, справочник контрагентов, структура подразделений, статьи доходов и расходов) и децентрализованные данные (определенная локальная информация, которую могут вносить и обрабатывать все пользователи).
- Бухгалтерский учет. В этот блок следует выделить определенные внутренние данные (информация, доступная только сотрудникам финансовой службы и руководству — формы бухгалтерской и налоговой отчетности, данные о зарплате и т.п.), а также внешние данные (информация, которая может быть полезна специалистам других подразделений).
- Управленческий учет. В этот блок включаются все сведения о производстве, себестоимости продукции, учете товарно-материальных ценностей, закупках и продажах. Рекомендуется разделить эту информацию по подгруппам и детализировать по отчетам.
Также необходимо выделить данные о бюджетировании. В блок вносятся основные и функциональные бюджеты, инвестиционные планы и т.д.
Группировка пользователей
Пользователей системы можно разделить на группы на основе следующих критериев:
- Функциональный. Распределение осуществляется в соответствии с задачами и функциями, выполняемыми специалистом (формирование данных или их анализ), или по направлению деятельности (продажи, закупки, складской учет).
- Организационный критерий. Здесь распределение выполняется в зависимости от принадлежности сотрудника к определенному подразделению и его взаимодействию с другими отделами.
- Штатная иерархия. Проводится разделение на руководителей подразделений (высшее звено), специалистов отделов (среднее звено) и линейных сотрудников (нижнее звено).
Для упрощения управления рекомендуется использовать типовые роли, предусмотренные системой. Индивидуальные права обычно предоставляются высшему и среднему звену, тогда как рядовые пользователи объединяются в группы доступа.
Разграничение операций с данными
После классификации информации и пользователей необходимо определить допустимые операции по данным:
- чтение;
- создание;
- редактирование;
- удаление.
Важно определить, кто может выполнять эти операции в оперативном режиме, а кто до закрытия отчетного периода. Также нужно детализировать, к какой категории применяют эти операции:
- К блокам, подсистемам и группам данных.
- К отдельным документам, справочникам, отчетам и процедурам обработки данных.
-
К конкретным полям документов и справочникам.
Следует понимать, что разграничение прав на проведение различных манипуляций с данными — это очень значимый процесс. Благодаря этому вы не потеряете важную информацию из-за ошибки или некомпетентности сотрудников.
Распределение прав доступа для финансовой службы
В случае распределения прав доступа к данным финансовой службы следует разделить пользователей на:
- внутренних (специалисты финансовой службы);
- внешних (сотрудники других подразделений компании).
Для каждой группы определяется набор доступной информации и допустимых операций с ними. К примеру, внутренние специалисты получают полные права доступа к бухгалтерскому учету (возможно, за исключением данных по зарплате), ограниченные полномочия к управленческому учету, доступ к бюджетированию в режиме «чтения». Внешние пользователи, как правило, имеют ограниченный доступ к бухгалтерскому учету (например, платежным документам) и полный к созданию и редактированию документов по своему направлению в системе бюджетирования.
Ответственные за распределение прав доступа
Разделением прав доступа может заниматься:
- IT-отдел: Бизнес-аналитики исследуют бизнес-процессы и формируют техническое задание для программистов, которые затем реализуют настройки прав доступа.
- Финансовый директор вместе с начальником IT-отдела. Эта схема применяется, когда у компании нет отдельного бизнес-аналитика.
Также делением может заняться внешний подрядчик. При отсутствии собственного IT-отдела права доступа может распределять аутсорсинговая компания на основе технического задания от финансового директора.
Рекомендации по управлению правами доступа
Следует рассмотреть, что нужно выполнять для того, чтобы обеспечить нормальную работу всей системы:
- Разработать и использовать регламент для подачи и согласования заявок на доступ к системе.
- Проводить регулярную инвентаризацию прав доступа (не реже одного раза в два года) с целью выявления неактуальных, избыточных или недостаточных прав.
- Стремиться использовать типовые права доступа для упрощения администрирования системы.
- Учитывать принцип конфиденциальности при распределении прав, особенно в отношении финансовой информации и персональных данных.
- Обеспечить возможность быстрого блокирования доступа при увольнении сотрудника или смены его должностных обязанностей.
- Проводить регулярное обучение сотрудников по вопросам информационной безопасности и правилам работы с корпоративной системой.
Помните, что грамотное распределение прав доступа к корпоративной информационной системе это сложный, но необходимый процесс, позволяющий обеспечить безопасность данных, повысить эффективность работы сотрудников и оптимизировать бизнес-процессы компании. Регулярный анализ и корректировка прав доступа помогут поддерживать систему в актуальном состоянии и соответствия потребностям бизнеса.
Важно понимать, что система распределения прав доступа должна быть гибкой и адаптивной, быстро реагировать на изменения в структуре компании, бизнес-процессах и законодательстве. Только при таком подходе корпоративная информационная система сможет эффективно поддерживать развитие бизнеса и обеспечивать необходимый уровень безопасности.
Как всё правильно сделать?
Если у вас нет соответствующего опыта или вы не можете выделить ресурсы для создания системы, рекомендуем воспользоваться программным продуктом USAP.ONLINE. Он предлагает комплексное решение для разграничения прав доступа сотрудников к данным в вашей системе и имеет целый ряд преимуществ по сравнению с другими продуктами:
- Гибкая настройка. Продукт позволяет создавать неограниченное количество ролей пользователя и производить настройки прав доступа для каждой роли с максимальной точностью. Также у вас будет возможность создавать наследование прав для отдельных категорий.
- Подробное управление доступом. Вы будете иметь полный контроль на уровне чтения, записи, редактирования и удаления данных. Также компания получит возможность ограничения доступа к определенным функциям или модулям системы.
- Многофакторная аутентификация. Система поддерживает различные методы проверки подлинности для повышения безопасности.
- Подробный мониторинг и аудит. Система ведет подробные логи всех действий пользователей, сообщает о подозрительной активности, генерирует отчеты по анализу использования системы и соблюдению политики безопасности.
- Возможность быстрой интеграции и масштабируемости. Программный продукт легко сочетается с имеющимися IT-системами компании. Он имеет поддержку облачных, локальных и гибридных развертываний и может масштабироваться до любого размера.
Используя USAP.ONLINE, вы можете повысить безопасность данных вашей организации, оптимизировать рабочие процессы и обеспечить соответствие действующим нормативным требованиям.