У 2023 році було зареєстровано й підписано законопроєкт № 8401, що передбачає скасування пільг і заборони штрафувати підприємців за відсутність кас. Тому програмний РРО для ФОП та юридичних осіб знову стає актуальним. За статистикою Державної податкової служби, все більше бізнесменів використовують його.
Так називається програма для реєстрації розрахункових операцій та автоматичної передачі даних до податкової в електронному вигляді. Її встановлюють на пристрій (наприклад, планшет, смартфон або ноутбук). У такий спосіб він перетворюється на касовий апарат, окремо купувати обладнання не доведеться.
Особливості використання й реєстрації програмного РРО
Таке рішення дуже зручне, просте й позбавляє великої кількості додаткових дій. У разі купівлі касового апарату підприємець має отримати фіскальний чек та договір про постачання, а потім поставити пристрій на облік, підписавши відповідний документ. Після цього в кабінеті платника податків подається електронна заява про реєстрацію РРО (її можна надати також у паперовому вигляді до податкової).
Програмне забезпечення РРО являє собою цифровий аналог касового апарату, тобто його використання позбавляє необхідності купувати дороге обладнання. Достатньо просто встановити на будь-який пристрій із відповідною операційною системою. Електронний чек, який створює цифрова каса, має таку ж юридичну силу, як і паперовий, його пересилають на email клієнта, у спеціальний мобільний застосунок (якщо є) або месенджер.
Оскільки друкувати паперові чеки немає потреби, не доведеться витрачати гроші на придбання й утримання принтера. Процес реєстрації простіший і швидший, він не займає багато часу та проходить повністю онлайн. Програми для ФОП та юридичних осіб бувають безкоштовними або платними, проте будь-які з них максимально зручні, дозволяють виконувати вимоги законодавства без зайвих витрат часу та грошей.
Головні переваги програмного РРО
Це простіша альтернатива звичайному касовому апарату, яка дозволить вести звітність на різних девайсах. Використання програми актуальне для підприємців, які дбають про навколишнє середовище, адже в такий спосіб можна повністю відмовитися від паперових чеків. З юридичної точки зору різниці між фізичним та віртуальним пристроями немає, проте в разі потреби можна додатково купити термічний принтер.
Безкоштовний РРО для ФОП надається Державною податковою службою представникам малого бізнесу. Деякі провайдери також пропонують безоплатний, тестовий період користування, проте в цьому разі потрібно звернути увагу на умови – можливі обмеження за сумою чи кількістю чеків. У торгівлі особливо зручні універсальні пристрої, що поєднують ПРРО, еквайринг, облік товарних запасів тощо.
Цифровий програмний реєстратор поєднує в собі наступні переваги:
- виходить дешевше, ніж звичайний касовий апарат. Достатньо сплачувати щомісячний тариф, встановлений провайдером. За умови наявності фізичного РРО доведеться купувати касову стрічку, вносити абонентську плату тощо;
- швидка реєстрація. Це робиться в режимі онлайн без походу до податкової та довгого чекання. Зазвичай увесь процес займає не більше ніж один день;
- просте налаштування та обслуговування. Програмне ПРРО можна контролювати віддалено зі свого смартфона або комп’ютера, це стосується пристроїв, що використовуються на всіх торгових точках;
- інтеграція з системами для обліку. Це можливість не відмовлятися від роботи у звичному середовищі.
Програмне РРО створює звітність автоматично, тому підприємцеві доступні дані за продажами за різні періоди.