Розмежування прав доступу Ваших співробітників до тих чи інших даних в системі.

У сучасному бізнесі правильне розподілення прав доступу до корпоративної інформаційної системи відіграє ключову роль у забезпеченні безпеки даних, оптимізації робочих процесів та підвищенні ефективності управління. Цей захід вимагає ретельного аналізу та врахування багатьох факторів для створення збалансованої системи, що відповідає потребам компанії та забезпечує необхідний рівень захисту інформації.

Визначення критеріїв доступу

При розподілі прав доступу необхідно керуватися двома основними критеріями:

1. Категорії даних, які потребують обмеження доступу. Потрібно визначити, яка інформація є конфіденційною чи критично важливою для бізнесу та потребує особливого захисту.
2. Принципи угруповання користувачів. Необхідно розробити логічну систему класифікації співробітників на основі їхніх посадових обов’язків, рівня відповідальності та потреб у доступі до інформації.

Також необхідно розробити певні обмеження на виконання операцій із наявною інформацією. Варто встановити чіткі правила щодо того, які дії (читання, створення, редагування, видалення) можуть виконувати різні групи користувачів із різними типами даних.

Основні цілі розмежування доступу

Серед них варто виділити:

1. Забезпечення інформаційної безпеки та конфіденційності. Повинен бути впроваджений захист чутливої ​​інформації про продажі, дохідність, витрати, постачальників, покупців та фінансові транзакції компанії.
2. Розподіл відповідальності за введення та аналіз даних. Потрібно створити чіткий розподіл функцій між центрами введення інформації (склад, цехи, відділ приймання замовлень) та центрами її аналізу (фінансова служба, відділи маркетингу та закупівель).
3. Підвищення оперативності одержання інформації. Забезпечення швидкого доступу до необхідних даних дозволяє прискорити ухвалення управлінських рішень та забезпечує своєчасне відображення подій.

Також однією з цілей є організація ефективного документообігу. Співробітники повинні мати доступ тільки до тих документів, які необхідні для їхньої роботи, завдяки чому спрощуються пошук та обробка інформації.

Класифікація наявної інформації

Перед розподілом прав доступу необхідно ретельно класифікувати інформацію щодо таких блоків:

1. Нормативно-довідкова інформація. До цього блоку потрібно додати централізовані дані (відомості, необхідні для більшості користувачів, такі як номенклатура товарів, довідник контрагентів, структура підрозділів, статті доходів і витрат) та децентралізовані дані (певна локальна інформація, яку можуть вносити та обробляти всі користувачі).
2. Бухгалтерський облік. У цей блок варто виділити певні внутрішні дані (інформація, доступна лише співробітникам фінансової служби та керівництву — форми бухгалтерської та податкової звітності, дані про зарплату тощо), а також зовнішні дані (інформація, яка може бути корисною фахівцям інших підрозділів).
3. Управлінський облік. У цей блок включаються всі відомості про виробництво, собівартість продукції, облік товарно-матеріальних цінностей, закупівлі та продажі. Рекомендується розділити цю інформацію за підгрупами та деталізувати за звітами.

Також потрібно виділити дані про бюджетування. До блоку вносяться основні та функціональні бюджети, інвестиційні плани та ін.

Угруповання користувачів

Користувачів системи можна розподілити на групи на основі таких критеріїв:

1. Функціональний. Розподіл здійснюється відповідно до завдань та функцій, які виконує спеціаліст (формування даних або їх аналіз), або за напрямом діяльності (продажі, закупівлі, складський облік).
2. Організаційний критерій. Тут розподіл виконується залежно від належності співробітника до певного підрозділу та його взаємодії з іншими відділами.
3. Штатна ієрархія. Проводиться поділ на керівників підрозділів (вища ланка), спеціалістів відділів (середня ланка) та лінійних співробітників (нижня ланка).

Для спрощення управління рекомендується використовувати типові ролі, передбачені системою. Індивідуальні права зазвичай надаються вищій і середній ланці, тоді як рядових користувачів об’єднують у групи доступу.

Розмежування операцій із даними

Після класифікації інформації та користувачів необхідно визначити допустимі операції з даними:

• читання;
• створення;
• редагування;
• видалення.

Важливо визначити, хто може виконувати ці операції в оперативному режимі, а хто — до закриття звітного періоду. Також треба деталізувати, до якої саме категорії застосовують ці операції:

1. До блоків, підсистем та груп даних.
2. До окремих документів, довідників, звітів та процедур обробки даних.
3. До конкретних полів документів та довідників.

Варто розуміти, що розмежування прав проведення різних маніпуляцій із даними — це дуже значущий процес. Завдяки цьому ви не втратите важливу інформацію через помилку або некомпетентність співробітників.

Розподіл прав доступу для фінансової служби

У разі розподілу прав доступу до даних фінансової служби варто розділити користувачів на:

• внутрішніх (фахівці фінансової служби);
• зовнішніх (співробітники інших підрозділів компанії).

Для кожної групи визначається набір доступної інформації та допустимих операцій із нею. Наприклад, внутрішні фахівці отримують повні права доступу до бухгалтерського обліку (можливо, за винятком даних по зарплаті), обмежені повноваження до управлінського обліку, доступ до бюджетування в режимі «читання». Зовнішні користувачі, як правило, мають обмежений доступ до бухгалтерського обліку (наприклад, до платіжних документів) та повний до створення та редагування документів за своїм напрямом у системі бюджетування.

Відповідальні за розподіл прав доступу

Розподілом прав доступу може займатися:

1. IT-відділ: Бізнес-аналітики досліджують бізнес-процеси та формують технічне завдання для програмістів, які потім реалізують налаштування прав доступу.
2. Фінансовий директор разом із начальником IT-відділу. Ця схема застосовується, коли у компанії немає окремого бізнес-аналітика.

Також розподілом може зайнятися зовнішній підрядник. У разі відсутності власного IT-відділу права доступу може розподіляти аутсорсингова компанія на основі технічного завдання від фінансового директора.

Рекомендації щодо управління правами доступу

Варто розглянути, що потрібно виконувати для того, щоб забезпечити нормальну роботу всієї системи:

1. Розробити та використовувати регламент для подання та погодження заявок на доступ до системи.
2. Проводити регулярну інвентаризацію прав доступу (не рідше одного разу на два роки) для виявлення неактуальних, надлишкових чи недостатніх прав.
3. Прагнути використовувати типові права доступу для спрощення адміністрування системи.
4. Враховувати принцип конфіденційності при розподілі прав, особливо щодо фінансової інформації та персональних даних.
5. Забезпечити можливість швидкого блокування доступу під час звільнення співробітника або зміни його посадових обов’язків.
6. Проводити регулярне навчання співробітників із питань інформаційної безпеки та правил роботи з корпоративною системою.

Пам’ятайте, що грамотне розподілення прав доступу до корпоративної інформаційної системи — це складний, але необхідний процес, який дозволяє забезпечити безпеку даних, підвищити ефективність роботи співробітників та оптимізувати бізнес-процеси компанії. Регулярний аналіз та коригування прав доступу допоможуть підтримувати систему в актуальному стані та відповідності потребам бізнесу.

Важливо розуміти, що система розподілу прав доступу має бути гнучкою та адаптивною, здатною швидко реагувати на зміни в структурі компанії, бізнес-процесах та законодавстві. Тільки за умови такого підходу корпоративна інформаційна система зможе ефективно підтримувати розвиток бізнесу та забезпечувати необхідний рівень безпеки.

Як все правильно зробити?

Якщо у вас немає відповідного досвіду або ви не можете виділити ресурси для створення системи, рекомендуємо вам скористатися програмним продуктом USAP.ONLINE. Він пропонує комплексне рішення для розмежування прав доступу співробітників до даних у вашій системі та має цілу низку переваг у порівнянні з іншими продуктами:

1. Гнучке налаштування. Продукт дає можливість створювати необмежену кількість ролей користувача й проводити налаштування прав доступу для кожної ролі з максимальною точністю. Також у вас буде можливість створювати успадкування прав для окремих категорій.
2. Детальне керування доступом. Ви матимете повний контроль на рівні читання, запису, редагування та видалення даних. Також компанія отримає можливість обмеження доступу до певних функцій чи модулів системи.
3. Багатофакторна автентифікація. Система підтримує різні методи автентифікації для підвищення безпеки.
4. Детальний моніторинг та аудит. Система веде докладні логи всіх дій користувачів, повідомляє про підозрілу активність, генерує звіти для аналізу використання системи та дотримання політики безпеки.
5. Можливість швидкої інтеграції та масштабованість. Програмний продукт легко поєднується з наявними IT-системами компанії. Він має підтримку хмарних, локальних та гібридних розгортань та може бути масштабований до будь-якого розміру.

Використовуючи USAP.ONLINE, ви можете значно підвищити безпеку даних вашої організації, оптимізувати робочі процеси та забезпечити відповідність чинним нормативним вимогам.