С чего начать на пути к автоматизации учета собственного бизнеса, на что нужно обратить внимание, чего следует опасаться
Учет в облаке – как это работает?
Почему мы создавали сервис в облачном варианте? – на этот вопрос для нас даже не стоял, облачные сервисы являются более надежными и стабильными по сравнению с автономной программой, а также требуют гораздо меньшего финансирования и времени на развертывание для конечного пользователя.
Рассмотрим несколько вопросов развертывания информационной системы для учета на маленьком торговом предприятии, скажем микросеть, что три торговых точки в пределах одного города. Что нам потребуется? в первую очередь оборудования, здесь встает вопрос, какая версия программы будет использоваться, централизованная?, или каждая точка делает автономно?. В централизованном варианте нужно приобрести сервер, это обычно может быть обычный компьютер примерно за 500$, только в нем должен быть установлен надежный и качественный блок питания (за замену штатного где-то +20$), нужно добавить дополнительный жесткий диск, который будет выступать резервным (где-то +50$), стоимость центральной платы компьютера увеличится (где-то +20$) за счет поддержки технологий рейд-массивов (это нужно для настройки так называемого зеркала с жестких дисков, Ваша информация в таком варианте находится одновременно на двух синхронизируемых дисках). автоматически и при каждом изменении данных, такая архитектура гарантирует сохранение данных при выходе из строя любого диска. мониторе почти никто никогда не видит, потому что часто даже монитора у сервера нет).Таким образом сервер нам обходится примерно 590$.Для доступа к серверу нужен постоянный интернет, (это вроде не проблема, но нужен так называемый постоянный IP адрес, или настройки на стороне провайдера). в среднем отдельный адрес будет обходиться 2-3$ в месяц. Для бесперебойной работы сервера требуется постоянное питание – покупаем блок бесперебойного питания (СПС), он должен иметь функцию оповещения компьютера об отключении сети, а также по запрограммированному времени после оповещения должен отключить питание компьютера с батареи, дополнительно требуется наличие функции автоматического включения питания при возвращении напряжения. в сети. Эти функции позволяют настроить автоматическое отключение сервера при пропадании света и повторное его включение при возврате тока в сеть, что в свою очередь гарантирует вам отсутствие проблем с сохранением всех данных информационной системы, которые она может не успеть записать на жесткие диски. Некоторые виды информационных систем очень плохо относятся к непредсказуемому исчезновению тока. Стоимость СПС будет составлять 80-100$, возьмем в расчет 80.
Таким образом, для создания центрального узла нам нужно вложить минимально 670$. Раз в два года нужно заменить жесткие диски (у них есть время наработки на отказ, у нынешних “домашних” моделей это время составляет 2-3 года), и заменить аккумуляторы в сервере – имеем приблизительную стоимость замен 135 – 150$ раз в два года, точнее два раза в 5 коков, потому что через 5 лет обязательно придется процедуру закупки всего оборудования повторить. Поэтому получаем приблизительную сумму по минимуму равную 940$ на 5 лет – 200$ в год, ну и конечно помнить за все эти “фишечки” контроля, иначе рискуете при отпуске получить звонок от сотрудников – “АААА!!!, Шеф, все пропало”.
Кроме цены за оборудование это все нужно настроить – нужно человека, который сможет это сделать.
В варианте централизованного учета нам не нужно какое-то особое оборудование, подойдет самый дешевый ноутбук (только стоит ссд диск в него добавить) или самый дешевый компьютер, лишь бы на нем нормально работала Ваша любимая операционная система.
В варианте автономных торговых точек все обстоит несколько иначе. В таком случае каждая Ваша торговая точка нуждается в мини-сервере, так как потеря данных с того компьютера остановит работу информационной системы на этой точке до полного повторного развертывания, а одна инвертаризация остатков товаров может занимать 2-3 дня. Такие автономные реализации имеют больше минусов, чем плюсов, хотя на этапе развертывания новой сети для 3-х точек Вы уменьшите затраты на 300-400$.
Теперь можно рассказать о облачных продажах.
Из плюсов – если стоимость за присоединение отсутствует, то вам достаточно любого оборудования, которое вы имеете или закупите для торговых точек (как в первом описанном варианте), создание центрального сервера не требуется, центральным для вас является сервер облачного сервиса. Сервера облачных сервисов размещаются в специальных помещениях, где обеспечено постоянное наличие электропитания и скоростного интернета. Часто физически сервер находится в других странах или даже на другом континенте, что в свою очередь значительно увеличивает сложность получить доступ к вашим данным третьим лицам. За работой серверной стороны следит коллектив администраторов, за сохранностью Ваших данных следят администраторы сервиса. Так например в базовый функционал сервиса USAP.ONLINE входит обязательное резервирование баз данных в конце каждой недели, и сохранение двух последних копий. Поскольку за работу сервиса отвечает не один человек, и даже не один коллектив, то у Вас отпадет такая проблема, что Ваш “Копьютерщик” не берет телефон, или просто сменил место работы, и теперь не хочет заниматься вопросами Вашего бизнеса.
Из минусов – 1: поскольку сервер не находится у вас дома, то соответственно вы не сможете его быстро отключить. Хотя мы предоставляем услугу отключения базы данных вашего бизнеса от системы, и повторное включение только при подтверждении личности владельца, для этого нужно всего лишь нажать кнопку в браузере и ввести пароль отключения. База будет отсоединена от сервера баз данных, и воспользоваться данными из нее не сможет никто, пока не подключим ее обратно. 2: Вы не владеете правами собственности на программное обеспечение, и поэтому должны постоянно платить платежи абонентской платы (хотя всегда есть варианты когда плата очень мала, или даже отсутствует). 3: Если не предусмотреть специальных запретов, то доступ для подключения вашими сотрудниками есть из произвольной точки мира, и как результат – кто-то из недобросовестных или обиженных может «сливать» коммерческую информацию, подтверждая свои слова презентациями того, что он видит на рабочем месте. хотя это и серьезная проблема, но есть одно, но если Вы считаете что подключение нужно лимитировать – тогда наш сервис для Вас, мы предоставляем возможность ограничить списки разрешенных адресов для подключения, или даже развернем для Вас виртуальную сеть, что позволяет закрыть Вашу базу от всего мира, доступ будут иметь только устройства, на которые установлена клиентская часть VPN, или, например, только роутер вашего Офиса, а соответственно и те, кто присоединен к нему в офисе.
Зачем это нужно.
Сегодня автоматизация, что говорят в тренде. Очень часто в разговоре между владельцами бизнеса или представителями топ-руководства проходят дискуссии кто чего достиг на этом пути.
Автоматизация бизнес-процессов это очень широкое понятие, и включает в себя очень широкий спектр методик и подходов. Поэтому если Вы решили что-то изменить в организации своего учета, то прежде всего нужно выяснить, какой цели Вы хотите достичь.
Что может предложить USAP.ONLINE платформа? Конечной целью всех действий пользователей является получение количественной оценки результатов деятельности предприятия в произвольный момент времени и за произвольный диапазон дат анализа, но это общая цель, которую можно разбить на следующие составляющие:
- Количественный учет товаров. Результат реализации этого пункта дает ответ на вопрос где и сколько есть в наличии товара. каждый узел деятельности, будь то магазин или помещение на территории дома владельца, получает название, и называется “Склад”. К списанию и приему товаров на этот склад предоставляется доступ только определенным лицам. им гарантируется невмешательство в движение товаров на указанном складе, и как результат – собственник/руководитель получает право требовать соответствия фактического наличия товаров к их количеству по учету.
- Учет денежных средств. Этот элемент учета обеспечивает ответ на вопрос в какой кассе сколько денег, отвечает за изменение ответственного за ту или иную сумму (например передача выручки из магазина, или суммы взятые сотрудниками под определенные цели).
- Учет задолженностей. Этот участок учета направлен на контроль долгов покупателей, а также задолженности предприятия перед поставщиками. Эта часть учета очень важна в случаях логи количество идентифицированных клиентов или количество поставщиков становится слишком большим для ведения на одном листочке тетради.
- Отдельно следует отметить начисление и контроль выплат зарплаты сотрудникам, а также учет взаиморасчетов между собственниками бизнеса (если таких несколько). Этот участок учета настолько специфичен для каждого отдельно взятого предприятия, что почти при каждом запуске учета на предприятии требует индивидуального подхода. В реализации алгоритмов USAP.ONLINE предусмотрена максимально гибкая система расчета показателей для начисления зарплаты, а также возможна индивидуальная настройка (правда здесь без вмешательства программистов технической поддержки уже не обойтись).
С чего начать?
Успешность начала работы с тем или иным программным обеспечением учета зависит от подготовки исходных данных по предприятию.
В первую очередь в программное обеспечение вносятся перечни товаров, клиентов, сотрудников. Следующим шагом является инвентаризация остатков по товарам, долгам, деньгам и внесению последних в программное обеспечение.
Если вы еще не выбрали каким программным обеспечением хотите пользоваться – тогда самым гибким подходом будет составление таблиц, которые будут содержать всю информацию об элементе учета. Так например для товара нужно составить таблицу содержащую следующие колонки:
- Код по порядку
- Название товара
- Единица измерения (штука, литр, килограмм)
- Отпускная цена (это пригодится для дальнейшей установки цен в программном обеспечении). Иногда в бизнесе практикуется ценообразование по так называемым колонкам прайсов, тогда нужно указать цены для каждой колонки (например: Розница, Опт, Большой опт).
- Валюта цены, если вы уже используете валюту в формировании цены, или хотите начать ее использовать.
- Остаток товара на складе.
Для остатков задолженности можно составить таблицу в виде колонок:
- Номер клиента/поставщика.
- Имя клиента/поставщика.
- Сумма долга (отрицательное значение мы должны, положительное нам должны).
- Валюта долга.
Если планируется автоматизированная загрузка остатков и автоматическое создание номенклатуры и контрагентов, то следует учесть некоторую специфику работы программ. Так например:
- Не нужно объединять ячейки в таблицах, чтобы они выглядели красивее.
- Если Вы планируете загружать остатки не по одному месту хранения, а по нескольким, тогда лучше сделать две разные таблицы, для каждого места хранения. Или в таблицу по товарам добавить колонку остатков для каждого места хранения товара.
- Если остатки задолженности имеются в разных валютах, то лучше составить таблицы под разные валюты или добавить для каждой валюты отдельную колонку.
- Если нужно, чтобы при загрузке остатков создались контрагенты или товары, по которым остатки отсутствуют, тогда все равно нужно их внести в таблицы остатков, с нулем в значении самого остатка.
Соблюдение этих рекомендаций позволит Вам быстрее загрузить данные практически в любую систему или потратить гораздо меньше денег и времени для общения с программистами, которые могут помогать Вам с подключением к программному обеспечению.