Использование современных кассовых аппаратов, или регистраторов расчетных операций (РРО), стало неотделимым требованием для многих украинских предпринимателей с начала 2022 года. Эти устройства обеспечивают прозрачность финансовых операций и упрощают ведение учета. В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты правильного использования РРО.
Какие аппараты вообще бывают
Круг предпринимателей, обязанных использовать кассовые аппараты, охватывает ФЛП 2, 3 и 4 групп, независимо от вида деятельности или объема дохода, а также ФЛП на общей системе налогообложения. Однако реализация этого требования оставляет определенную свободу выбора конкретной модели РРО, которая лучше всего соответствует специфике бизнеса.
Среди доступных вариантов:
- Автономные кассовые аппараты, программируемые непосредственно администратором или отдельным специалистом с помощью встроенной клавиатуры. Они удобны для стационарного использования и могут подключаться к дополнительным устройствам, таким как весы, сканеры штрихкодов и т.д. Средняя стоимость таких РРО составляет около 6000 грн плюс ежемесячная оплата сервисного обслуживания 256 грн и единовременные расходы при установке и опломбировании — 1500 грн.
- Фискальные РРО, работающие в связи с дополнительным программным обеспечением и печатающие чеки на специальном принтере. Они хорошо интегрируются с современными системами учета, например для ресторанного бизнеса. Средняя цена такого решения – 10 000 грн плюс ежемесячное сервисное обслуживание 256 грн и разовые расходы на опломбирование – 1500 грн.
- Программные РРО для смартфонов и планшетов, позволяющих вести продажи без дополнительного учета и аналитики. Эта опция наиболее экономична, поскольку само программное обеспечение бесплатно, а принтеры для чеков стоят от 1400 грн. Месячная стоимость использования такого решения составляет около 150 грн.
Для начинающих оптимальным вариантом может быть использование облачного РРО вместе с системой учета на планшете и фискальным принтером.
Правила использования регистраторов расчетных операций
После правильной регистрации и настройки кассового аппарата его можно вводить в эксплуатацию. Непосредственно работать с РРО и осуществлять кассовые операции будет специально назначен кассир. Весь рабочий процесс можно разделить на три этапа: начальная подготовка, проведение операций и окончание смены. Рассмотрим их внимательнее. Перед тем как начать торговлю, кассир:
- Включает терминал, проверяет наличие пломб и правильность настроек.
- Проверяет, есть ли в аппарате чековые и контрольные ленты. Если они кончаются, то вставляет новые.
- Печатает «нулевой» чек, чтобы проверить, работает ли принтер нормально.
- Вносит через «служебное внесение» соответствующую сумму оставшихся с прошлого дня разменных средств. Это нужно делать для того, чтобы синхронизировать суммы наличных денег с суммой в дневном отчете кассы.
После этого можно начинать работу с кассовым аппаратом. В течение рабочего дня кассир выполняет постоянные и дополнительные операции.
К первым относятся:
- Проведение стандартных операций по продаже услуг или товаров.
- Выдача клиентам чеков. Следует помнить, что делать это необходимо сразу до того, как будет полностью закончена расчетная операция.
При необходимости сотрудник также может формировать Х-отчет, с помощью которого можно контролировать сумму средств в кассе. Подобные проверки проводятся до того, как будет сформирован Z-отчет. Также кассир может пополнять запасы разменных средств и производить выемку денег с целью инкассации.
Далее разберемся с тем, что нужно делать сотрудникам после завершения торгового дня:
- Напечатать Z-чек, в котором будет указан фискальный отчет за весь рабочий день. Эта процедура обнуляет информацию, которая находится в оперативной памяти – она записывается в постоянную.
- Вклеить фискальный отчет в первый раздел Книги по учету операций. Также следует внести необходимую информацию во второй раздел КОРО.
- Выключить терминал.
Важно помнить, что Z-отчеты следует печатать каждый день, кроме дней без расчетных операций. Своевременное внесение данных из Z-отчета
Отчетность регистраторов расчетных операций
Согласно требованиям законодательства, каждый кассовый аппарат должен формировать следующие типы отчетности:
- Х- и Z-отчет.
- Отчет о том, какие услуги были предоставлены или какие товары продались в течение рабочего дня.
- Все необходимые периодические чеки.
Эти документы должны содержать обязательные реквизиты. Во-первых, в них должна быть отмечена вся важная информация — название компании, ее адрес, код ЕГРПОУ, фискальный и заводской номер аппарата, а также логотип производителя.
Подробная информация о дневном отчете
Х-отчет печатается без обнуления оперативной памяти, отображает информацию, накопленную с начала рабочего дня того момента, как он будет сформирован. Он содержит:
- Все итоги по сделкам с учетом ставок НДС.
- Обозначение ставки налога на добавленную стоимость (указывается в процентах).
- Суммы, начисленные на налог на добавленную стоимость.
- Итог всех торговых сделок, не подпадающих под действие НДС.
- Итоги, сделанные по разным формам оплаты.
- Суммы выданной сдачи (если есть).
- Суммы внесенных/изъятых средств.
- Дата и время печати.
Напомним, что Х-отчет можно сформировать только для создания отчетности типа Z. Его обычно печатают тогда, когда кассир сдает кассу или заканчивает смену до фактического закрытия магазина.
Подробная информация об отчетном фискальном чеке
Z-отчет обязателен. Он формируется каждый день и содержит информацию по X-отчетности с обнулением оперативной памяти и записью данных в фискальную память РРО. Напомним, что этот отчет публикуется каждый день. Есть только одно исключение – его не нужно формировать в том случае, если за день вы не провели никаких расчетных операций.
Помимо обязательных реквизитов, Z-отчет также отображает:
- Итоги расчетов по ставкам налога добавленную стоимость.
- Указания этих ставок, а также числа, когда они были записаны.
- Суммы начисленного налога добавленную стоимость.
- Итог всех торговых операций, не облагаемых НДС.
- Суммы выданной сдачи (если есть).
- Суммы внесенных/изъятых средств.
- Количество чеков, выдаваемых клиентам.
- Номер, дату и время печати.
- Сообщения о том, что данные были обнулены.
Из опыта наших клиентов можно заключить, что если в отчете не будет обязательных пунктов, то налоговые инспекторы могут расценить это как нарушение с наложением штрафа. Надо понимать, что главное отличие Z-отчета от Х состоит в том, что при его печатании происходит сброс информации, находящейся в оперативной памяти. При этом она записывается в фискальную. Из-за занулирования данных вы не сможете распечатать дубликат Z-отчета.