Робота з касовим апаратом: правила для працівника

Використання сучасних касових апаратів, або ж реєстраторів розрахункових операцій (РРО), стало невіддільною вимогою для багатьох українських підприємців з початку 2022 року. Ці пристрої забезпечують прозорість фінансових операцій та полегшують ведення обліку. У цій статті ми розглянемо ключові аспекти правильного використання РРО.

Які апарати взагалі бувають

Коло підприємців, зобов’язаних використовувати касові апарати, охоплює ФОПів 2, 3 та 4 груп, незалежно від виду діяльності чи обсягу доходу, а також ФОПів на загальній системі оподаткування. Проте реалізація цієї вимоги залишає певну свободу вибору конкретної моделі РРО, що найкраще відповідає специфіці бізнесу.

Серед доступних варіантів:

1. Автономні касові апарати, які програмуються безпосередньо адміністратором або окремим спеціалістом за допомогою вбудованої клавіатури. Вони зручні для стаціонарного використання та можуть підключатися до додаткових пристроїв, таких як ваги, сканери штрихкодів тощо. Середня вартість таких РРО становить близько 6000 грн, плюс щомісячна оплата сервісного обслуговування 256 грн та одноразові витрати при встановленні та опломбуванні — 1500 грн. 
2. Фіскальні РРО, які працюють у зв’язці з додатковим програмним забезпеченням та друкують чеки на спеціальному принтері. Вони добре інтегруються з сучасними системами обліку, як-от для ресторанного бізнесу. Середня ціна такого рішення — 10 000 грн, плюс щомісячне сервісне обслуговування 256 грн та разові витрати на опломбування — 1500 грн. 
3. Програмні РРО для смартфонів та планшетів, які дозволяють вести продажі без додаткового обліку та аналітики. Ця опція найбільш економічна, оскільки само програмне забезпечення безплатне, а принтери для чеків коштують від 1400 грн. Місячна вартість використання такого рішення становить близько 150 грн.

Для початківців оптимальним варіантом може бути використання хмарного РРО разом із системою обліку на планшеті та фіскальним принтером чи реєстратором. Це допоможе уникнути проблем з несправностями апаратних кас.

Правила використання реєстраторів розрахункових операцій

Після належної реєстрації та налаштування касового апарату його можна вводити в експлуатацію. Безпосередньо працювати з РРО та здійснювати касові операції буде спеціально призначений касир. Весь робочий процес можна умовно розділити на три етапи: початкова підготовка, проведення операцій та закінчення зміни. Розглянемо їх більш уважно. Перед тим, як розпочати торгівлю, касир:

1. Вмикає термінал, перевіряє наявність пломб та правильність налаштувань. 
2. Перевіряє, чи є у апараті чекові та контрольні стрічки. Якщо вони закінчуються, то вставляє нові. 
3. Друкує «нульовий» чек, щоб перевірити, чи нормально працює принтер. 
4. Вносить через «службове внесення» відповідну суму розмінних коштів, які залишилися з минулого дня. Це треба робити для того, щоб синхронізувати суми готівки із сумою у денному звіті каси.

Після цього можна починати працювати з касовим апаратом. Протягом робочого дня касир виконує постійні та додаткові операції. 

До перших відносяться: 

1. Проведення стандартних операцій з продажу послуг або товарів.
2. Видача клієнтам чеків. Слід пам’ятати, що робити це необхідно зразу, до того, як буде повністю закінчена розрахункова операція. 

За потреби співробітник також може формувати Х-звіт, за допомогою якого можна контролювати наявну суму коштів у касі. Подібні перевірки проводять до того, як буде сформовано Z-звіт. Також касир може поповнювати запаси розмінних коштів та здійснювати виїмку грошей з метою інкасації. 

Далі розберемося з тим, що потрібно робити співробітникам по завершенні торгового дня:

1. Видрукувати Z-чек, у якому буде зазначено фіскальний звіт за весь робочий день. Ця процедура обнуляє інформацію, яка знаходиться в оперативній пам’яті — вона записується у постійну. 
2. Вклеїти фіскальний звіт у перший розділ Книги обліку операцій. Також треба внести необхідну інформацію у другий розділ КОРО. 
3. Вимкнути термінал. 

Важливо пам’ятати, що Z-звіти слід друкувати щодня, окрім днів без розрахункових операцій. Своєчасне внесення даних із Z-звіту до КОРО вважається належною фіксацією оприбуткування готівки.

Звітність реєстраторів розрахункових операцій

Згідно з вимогами законодавства, кожен касовий апарат повинен формувати наступні типи звітності:

1. Х-та Z-звіт. 
2. Звіт про те, які саме послуги були надані чи які товари продалися протягом робочого дня. 
3. Усі необхідні періодичні чеки. 

Ці документи мають містити обов’язкові реквізити. По-перше, у них має бути зазначена вся важлива інформація — назва компанії, її адреса, код ЄДРПОУ, фіскальний та заводський номер апарату, а також логотип виробника.

Детальна інформація про денний звіт

Х-звіт друкується без обнулення оперативної пам’яті відображає інформацію, накопичену з початку робочого дня того моменту, як він буде сформований. Він містить:

1. Всі підсумки по операціях з урахуванням ставок ПДВ. 
2. Позначення ставки податку на додану вартість (вказується у відсотках). 
3. Суми, які були нараховані на податок на додану вартість. 
4. Підсумок всіх торговельних операцій, які не підпадають під дію ПДВ. 
5. Підсумки, зроблені за різними формами оплати. 
6. Суми виданої решти (якщо є). 
7. Суми внесених/вилучених коштів.
8. Дату та час друку.

Нагадаємо, що Х-звіт можна сформувати лише до створення звітності типу Z. Його зазвичай друкують тоді, коли касир здає касу чи закінчує зміну до фактичного закриття магазину. 

Детальна інформація про звітний фіскальний чек

Z-звіт є обов’язковим. Він формується кожного дня та містить інформацію з X-звітності з обнуленням оперативної пам’яті та записом даних у фіскальну пам’ять РРО. Нагадаємо, що цей звіт друкується кожен день. Є лише одне виключення — його не треба формувати у тому разі, якщо за день ви не провели ніяких розрахункових операцій.

Окрім обов’язкових реквізитів, Z-звіт також відображає:

1. Підсумки розрахунків за ставками податку на додану вартість. 
2. Позначення цих ставок, а також числа, коли вони були записані. 
3. Суми нарахованого податку на додану вартість. 
4. Підсумок всіх торговельних операцій, які не обкладаються ПДВ. 
5. Суми виданої решти (якщо є). 
6. Суми внесених/вилучених коштів.
7. Кількість чеків, які були видані клієнтам. 
8. Номер, дату та час друку.
9. Повідомлення про те, що дані були обнулені. 

З досвіду наших клієнтів можна зробити висновок, що якщо у звіті не буде обов’язкових пунктів, то податкові інспектори можуть розцінити це як порушення з накладенням штрафу. Треба розуміти, що головна відмінність Z-звіту від Х полягає у тому, що при його друкуванні відбувається скидання інформації, яка знаходиться в оперативній пам’яті. При цьому вона записується у фіскальну. Через занулювання даних ви не зможете видрукувати дублікат Z-звіту.