Условно учет можно разделить на три основных раздела:
- складской учет единиц.
- Учет денежных средств.
- Учет задолженности контрагентов
Теперь подробно.
Каждая учетная система должна быть построена так что никакое действие не может увеличить или уменьшить остаток на одном конкретном разделе учета, не затрагивая другие. Так например продажа товара уменьшает остаток по товару, но увеличивает долг клиента, а уменьшение долга клиента увеличивает остаток денег, или увеличивает затраты в финансовом результате (если, например, списали долг, или оплатили по не удобному для предприятия курсу).
Итак:
Учет на складе
Мы должны завести центральный склад, а также минимум по одному складу для каждой торговой точки. в каждой торговой точке может быть один и более работников.
У каждого склада программное обеспечение создает буфер приема товара (товар к приему), это нам нужно чтобы на самом складе торговой точки все действия выполнялись только работником торговой точки. такой подход позволяет однозначно найти точку потери, или порчи товара, а самим работникам торговой точки гарантирует невмешательство других сотрудников в зону их материальной ответственности.
Центральный склад нам нужен для проверки поступления товара, приведения его к торговому виду, просто для ограничения доступа работников магазина к приходным документам.
Права участников настроены так, что каждых из них может увидеть только те документы, которые привязаны к его складу.
Проходя по цепочке от покупки до прилавка рекомендуем использовать такой механизм:
товар покупается на центральный склад, ввод документа Закупка производит тот работник, который имеет право работы с центральным складом, это может быть как сам собственник, так и доверенный менеджер (работник с правами покупки, списания, оприходования). После оформления покупки, все участники торговой сети видят в остатке на центральном складе приобретенный товар, но они видят это только как конечный факт, без истории его поступления на центральный склад.
напоминаем – персонал магазина может просматривать только те документы с товарами и деньгами, которые относятся к доступным к использованию пользователем складам, кассам, банковским счетам. Центральный склад и кассы офиса настраиваются таким образом, чтобы к ним имели доступ только работники офиса.
Работник центрального склада может с помощью документа распределения остатков, или прямого перемещения товаров оформить передачу товара на прилавок магазина. Отправленный товар пропадает с остатков центрального склада, и появляется в ожидаемых остатках склада получателя.
Для того чтоб работники магазина могли продать товар, они его должны принять к себе на склад. Прием товара делается документом перемещение,в режиме прием товара. Двойное оформление процесса передачи товаров дает нам гарантию, что работники не могут приписать товар к чужому складу, а работник склада получателя не может “на автомате” принять товар, каждая единица товара в документе приема прописана вручную работником, или сканирована сканером штрих кодов. Для комфорта процесса приема товара производится автоматическое заполнение ожидаемых товаров в перемещение приема. В колонке рекомендовано заполняется количество товара, который находится в очереди на прием, в колонке комментарий указывается склад отправитель и дата отправки. Работник склада получателя должен проставить количество товара, который он хочет принять на склад, и зафиксировать документ приема. товар который будет иметь не выставленное количество будет удален из документа приема при фиксации документа, и останется в буфере передачи до последующего оформления приема товаров. Весь перечень товара, который находится в не принятом состоянии можно посмотреть в отчете “Не принятый товар“, а при превышении 3-х дней в состоянии не принят – на рабочем месте работников склада получателя включается сигнализация в виде подсветки количества не принятого товара, и количества дней просрочки.
Учет денег
Деньги учитываем в разрезе касс, счетов, терминалов оплаты. все эти элементы учета являются элементами справочника “Касса / счет“.
Во время деятельности магазина, в учет зачисляется оплата, при возврате товара, который был продан сразу с оплатой (режим продажа за наличные, или терминал) из учета вычитается сумма возвращенных товаров. В процессе работы может возникнуть нужда оплатить что-то непосредственно из кассы, работники могут провести такую операцию, обязательно указав статью расходов/доходов, и комментарий к операции. Кроме расходов возможна оплата зарплат, оплата покупки всяких мелочей. Та часть денег которая остается, может быть выписана из кассы учета как выручка. После выписки выручки остаток в кассе уменьшается, а увеличивается сумма не принятой выручки по данной кассе.
Прием выручки происходит оформлением кассового документа в режиме прием выручки, тут указывается от кого принимаем выручку, и в какую кассу. сумма принятой выручки не обязана быть ровно той что выписывали, принимаем по факту. Если все совпало, то сумма не принятой выручки пропадает из отчета по деньгам. Если что-то пошло не так, тогда уже используется отчет по движению денег, для определения причин отклонения.
Оплата поставщикам, списание денег на доходы владельца, и всякие подобные операции (в том числе и выплата зарплаты работникам офиса) рекомендуется проводить из касс центрального офиса, это дает возможность скрыть эти операции от работников магазинов, поскольку они не имеют доступа к документам и справочникам центрального офиса.
После завершения приема выручки (например за вчерашний день), а также после фиксации всех оплат из центральной кассы нужно сделать сверку остатков, которые отображаются в отчетах, с реальными остатками в сейфе предприятия и на безналичных счетах.
Учет долгов
Для получения реальной задолженности контрагентов ничего отдельного делать не нужно. При оформлении первичной документации, если будет затронут контрагент (продажа/покупка, оплата покупателя, или оплата поставщику) то автоматически будет изменена его задолженность. Результат всех операций в любой момент можно увидеть в отчете задолженности. Контролем в данном разделе учета есть постоянный мониторинг остатков в долгах. Это дает Вам гарантию что ваш работник не выписывает деньги на возврат покупателя, а также не “забывает” ввести оплату от покупателя. В отчете по задолженности отображается не только остаток долга, и суммы просрочки, но и оборот оплаты и отгрузки за указанный Вами период. Отображение оборотов дает возможность вовремя увидеть факты отгрузки на клиентов в долг, и проанализировать выполнения плана оплаты долгов.