Предприятие
Это вся структура которую будем подключать к учетной системы. Если юридически Ваша структура представлена несколькими ФЛП-ами, может и предпринимателями и обществами – это все равно одно предприятие. Не надо для каждого юридического лица заводить отдельную программу. В продукте USAP.ONLINE реализованы прозрачные механизмы для отображения взаимодействия между юридическими представителями предприятия.
Юридическое лицо предприятия
Юридическое лицо предприятия – это по факту тот, кто ставит подпись на документах, тот на кого выписывают товар поставщики. В самом простом случае на предприятии есть одно юр лицо. и на всех документах продажи указываются одинаковые реквизиты продавца. В случае если к Вашему предприятию принадлежит несколько ЧП, или ООО, то вы можете создать для каждого из них карточки Юридического лица. Это даст Вам возможность печатать документы от имени того или иного юр лица, и контролировать обороты или остатки в разрезе владельцев товара.
Подразделение
В торговле – это торговая точка. Одно подразделение характеризуется наличием хотя-бы одного склада, кассы, рабочего. В случае если у Вас кроме нескольких торговых точек имеющийся торговый представитель, в обязанности которого входит оформление оптовых продаж – тогда надо для его работы создать отдельное подразделение. Это позволит вычислить доходность этого направления, и облегчит контроль оборота товаров и денежных средств.
Склад
Склад- это то место, где мы учитываем остатки товара. Понятие состав включает в себя не только что-то большое, но и произвольное место, которое имеет отдельный вход, которое можно закрыть, и к которому есть доступ у ограниченного количества людей (они же и будут отвечать за товар на этом складе). Если мы подразделения названные по адресу улице расположения (например “проспект”, “Леси Украински”, “Объездная»), то для каждого такого подразделения мы должны создать хотя-бы по одному состава.
Касса, или счет в банке
эти два понятия полностью идентичны, за исключением того, что первое описывает место хранения наличных средств, а второе безналичных. В отдельно взятого подразделения может быть несколько касс или счетов, но мы рекомендуем создавать одну кассу на одну “тумбочку с деньгами”. В подразделениях торговых точек может быть имеющийся терминал безналичного расчета, тогда в таком подразделении нужно создать счет в банке с названием подобной “Терминал УкрСиб” или “Терминал Проспект”.
Сотрудник
Сотрудники – это картотека персонала каторые у Вас работают, этот справочник нужен для начисления / выплаты заработной платы, для того чтобы контролировать деньги выданы сотруднику на оплату доставки, закупки, оплаты ремонтов и т.д. (подотчетные деньги, за которые Ваш сотрудник должен будет отчитаться о направлениях использования выданных ему денег). Также название по определенным карточек этого справочника может использоваться для заполнения ФИО лица где должен подписать документы.
Контрагент
Контрагент – это универсальное название для Ваших клиентов и поставщиков. Также к контрагентам относятся кредиторы и владельцы бизнеса. Во время наполнения справочника контрагентов не нужно создавать отдельные карточки поставщика и покупателя для одного фактического лица, создание различных карточек мешает работе с долгами, если у контрагента есть разные договоренности с Вами. Так например Арендодатель может являться у Вас и покупателем. В случае различных карточек учета для этих двух договоренностей Вам нужно будет всегда составлять задолженность клиента с долгом за аренду. А в случае ведения на одной карточке контрагента двух договоренностей Вы сможете в одном акте сверки видеть текущую ситуацию как по каждой договоренности отдельно, так и их составленный результат. Тоже самое касается и ведения взаимоотношений по нескольким валютам, все документы которые вводятся по контрагентам привязаны к комбинаций Контрагент-валюта-вид взаимоотношений, и каждая такая комбинация – это отдельная договоренность. В случае, если в разных договоренностей указанный одинаковый контрагент – мы можем сформировать сводный акт сверки по этому контрагенту.
Номенклатура
Это понятие включает в себя все что у нас может быть указано в документах в качестве объекта взаимодействия с контрагентом. В этом справочнике создаются карты для каждого товара и услуги. В зависимости от того товар это или услуга, в карточке доступны те или иные поля характеристик. Каждый элемент справочника номенклатуры может иметь один или более штрих-кодов, это при наличии сканера штрих-кодов, может сильно облегчить формирование или проверку документов прихода и продажи.
Тип цен
Тип цен это фактически название того прайса, согласно которому Вы формируете ценообразования. В самом простом случае на одном предприятии надо завести две карты типов цен, одну для закупочных цен, и одну для отпускных. В алгоритмах установления цен часто используется такое понятие как наценка на закупочную цену. Таким образом возможен вариант использования типов цен следующий: после оформления поступления товаров, на основании созданного поступления создается установление закупочной цены, которое в свою очередь предлагает изменить отпускную цену на такое значение, которое даст в результате сохранения ранее установленной наценки на этот вид товара. Значение отпускной цены система может использовать при заполнении цен в документах продажи. Автоматическая установка указанных владельцем цен не только ускоряет ввод новых документов, а и позволяет заблокировать сотрудникам возможность завышать цену клиенту, предоставлять слишком большие скидки.