Сотрудники
Сотрудники – это картотека персонала, который у Вас работает. Этот справочник нужен для отображения начислений и выплаты заработной платы, используется для того чтобы контролировать деньги, которые выданы сотруднику на оплату доставки, закупки, для оплаты ремонтов и т.д. (подотчетные деньги, за которые Ваш сотрудник должен будет отчитаться о направлениях использования выданных ему денег). Также наименование из определенных карточек этого справочника может быть использовано для заполнения ФИО лица, который должен подписать печатные документы (например, поля “Руководитель” или “Работу произвел” в актах выполненных работ).
Валюта
Валюта – это перечень валют, с которыми работает Ваша система, как минимум первая валюта – это “Гривна”, все остальные валюты должны иметь установленный курс отличный от 1, благодаря установленному курсу система способна приводить все суммы к одной валюте, что, в свою очередь, требуется для расчета себестоимости или например расчета общей суммы долгов, а также для корректного формирования отчетов рентабельности в случае использования мультивалютной режима.
Производители
Справочник используется в случае необходимости группировки различных товаров по производителю. Вы можете указать в карточке номенклатури значение поля производителя, в дальнейшем этот реквизит возможно использовать при печати документов, группировке показателей в отчетах, работы с заказами, для алгоритмов установки цен.
Группа аналогов
Группы аналогов – это карточка связей между товарами в Вашей системе, одинаковое значение группы аналогов в двух или более товарах указывает на то, что эти товары являются одинаковыми или могут заменены один на другой.
Виды номенклатуры
Виды номенклатуры – это перечень распределения наших товаров на подвиды, то есть имея товары мы их можем разделить на строительные материалы, металл, услуги по резки, услуги по клейки и тому подобное. Такое разделение, в будущем, даст возможность формировать отчеты в разрезе указанных видов товаров, или, например, позволит оперативно поменять на все товары типа “строительные материалы”.
Статьи рентабельности
Статьи рентабельности – это картотека которая в себе объединяет все статьи доходов, статьи расходов, статьи используемых для оплат и тому подобное. Это то, что является пунктами в отчете для руководителя, в отчете рентабельности и т.д.. Примером может быть отображение в отчете статьи “себестоимость” на такую-то сумму, “Оборот от продажи” на такую-то сумму, которые вместе определяют “Валовой доход” (для этого они помещаются в одну папку под названием “Валовый доход”), в отчете по рентабельности будет отображена разница между двумя пунктами из папки -“Валовой доход”. Согласно Вашему пожходу, может отображатся начисление заработной платы – статья “начисленная заработная плата”, а в группе оплат, на дату перечесления зароботной платы сотрудникам, будет отображена сумма напротив статьи “Выплата заработной платы”, это позволяет увидеть сколько денег потрачено на погашение долга по заработной плате. Другим примером оплат является “Оплата поставщику” (списание денег), “Оплата от покупателя” (зачисление денег) и т.д.
Классификатор единиц измерения
Классификатор единиц измерения – это перечень единиц, которые используются в Вашем учета товаров или услуг. К примеру, у Вас, может учитыватся фанера в квадратных метрах, а гвозди в штуках или пачках, иногда удобно добавить единицу “Мешок” для товаров которые покупаются в мешках, а продаются в килограммах (количество килограммов в мешке указывается при настройке конткретной позиции товаров)
Юридическое лицо предприятия
Юридическое лицо предприятия – это по факту тот, кто ставит подпись на документах, тот на кого выписывают товар поставщики. В самом простом случае на предприятии является одно юридическое лицо, и на всех документах продажи указываются одинаковые реквизиты продавца. В случае если к Вашему предприятию принадлежит несколько “ФОП”, или “ТОВ”, то вы можете создать для каждого из них карточки “Юридического лица”. Это даст Вам возможность печатать документы от имени того или иного юридического лица, и контролировать обороты или остатки в разрезе владельцев товара.
Касса, или счёт в банке
Касса, или счет в банке – эти два понятия полностью идентичны, за исключением того, что первое описывает место хранения наличных средств, а второе безналичных. В отдельно взятого подразделения может быть несколько касс или счетов, но мы рекомендуем создавать одну кассу на одну “тумбочку с деньгами”. В подразделениях торговых точек может быть имеющийся терминал безналичного расчета, тогда в таком подразделении нужно создать счет в банке с удобным названием подобным на “Терминал УкрСиб” или “Терминал Проспект”.
Типы цен
Тип цен – это фактически название коонки прайса, согласно которой оформляются документы отгрузки, и согласно которой Вы можете провести оценку остатков запасов на складах. В самом простом случае на одном предприятии надо завести две карточки типов цен, одну для закупочной цены, и одну для отпускной. В алгоритмах установки цен часто используется такое понятие как наценка на закупочную цену. В стандартной реализации USAP утановка цен фиксирует продажную цену, наценку на ней, относительно базовой, и саму базовую, которая в свою очередь может быть использована для оценки остатков товаров в текущих закупочных ценах.
Склад
Склад – это то место, где мы учитываем остатки товара. Понятие склад включает в себя не только что-то большое, но и произвольное место, которое имеет отдельный вход, которое можно закрыть, и к которому есть доступ у ограниченного количества людей (они же и будут отвечать за товар на этом складе). Если мы подразделения названные по адресу улице расположения (например “проспект”, “лессе Украинки”, “Объездная»), то для каждого такого подразделения мы должны создать хотя-бы по одному складу. В наших рекомендациях указано что в принципе нужно еще как минимум один склад, это склад «Закупки», для того чтобы туда оформлять поступления товара, то есть это минимальный комплект: склад”закупка” и склад одного “магазина”. Это делается для того, чтобы можно было скрыть документы поступления от работников магазина.
Отделы
В торговле – это торговая точка. Одно подразделение характеризуется наличием хотя-бы одного склада, кассы и работника. В случае если у Вас кроме нескольких торговых точек имеющийся торговый представитель, в обязанности которого входит оформление оптовых продаж – тогда, для его работы, есть возможность создать отдельное подразделение ( «Отдел»). Это позволит вычислить доходность этого направления, и облегчит контроль оборота товаров и денежных средств, которые были задействованы в данном направлении деятельности.
Контрагенты
Контрагент – это универсальное название для Ваших клиентов и поставщиков. Также к контрагентам относятся кредиторы и владельцы бизнеса. Во время наполнения справочника контрагентов не нужно создавать отдельные карточки поставщика и покупателя для одного фактической лица, создание различных карточек мешает работе с долгами, если у контрагента есть разные договоренности с Вами. Так например Арендодатель может являться у Вас и покупателем. В случае различных карточек учета для этих двух договоренностей Вам нужно будет всегда составлять задолженность клиента с долгом за аренду, а в случае ведения на одной карточке контрагента двух договоренностей Вы сможете в одном акте сверки видеть текущую ситуацию как по каждой договоренности отдельно, так и их составленный результат. Тоже самое касается и ведения взаимоотношений по нескольким валютам, все документы которые вводятся по контрагентам привязаны к комбинаций Контрагент-валюта-вид взаимоотношений, и каждая такая комбинация – это отдельная договоренность. В случае, если в разных договоренностей указанный одинаковый контрагент – мы можем сформировать сводный акт сверки по этому контрагенту.
Номенклатура
Это понятие включает в себя все что у нас может быть указано в документах в качестве объекта взаимодействия с контрагентом. В этом справочнике создаются карточки для каждого товара и услуги. В зависимости от того товар это или услуга, в карточке доступны те или иные поля характеристик. Каждый элемент справочника номенклатуры может иметь один или более штрих кодов, это, при наличии сканера штрих кодов, может сильно облегчить формирование или проверку документов прихода и продажи, и проведение инвентаризации на складах.