Каса, чи рахунок в банку
Каса, чи рахунок в банку – ці два поняття повністю ідентичні, за винятком того, що перше описує місце зберігання готівкових коштів, а друге безготівкових. В окремо взятого підрозділу може бути декілька кас чи рахунків, але ми рекомендуємо створювати одну касу на одну “тумбочку з грошима”. В підрозділах торгових точок може бути наявний термінал безготівкового розрахунку, тоді в такому підрозділі треба створити рахунок в банку з назвою подібною до “Термінал УКРСІБ” чи “Термінал Проспект”.
Юридична особа підприємства
Юридична особа підприємства – це по факту той хто ставить підпис на документах, чи той на кого виписують товар постачальники. В самому простому випадку на підприємстві є одна юридична особа, і на всіх документах продажу вказуються однакові реквізити продавця. В разі якщо до Вашого підприємства належить декілька ФОП, чи ТОВ, то ви можете створити для кожного із них картки “Юридичної особи”. Це дасть Вам змогу друкувати документи від імені тої чи іншої юридичної особи, та контролювати обороти чи залишки в розрізі власників товару.
Класифікатор одиниць вимірювання
Класифікатор одиниць вимірювання – це перелік тих одиниць які використовуються у Вашому обліку товарів чи послуг. Припустимо у Вас може бути фанера в квадратних метрах, а цвяхи в штуках або пачках.
Статті рентабельності
Статті рентабельності – це картотека яка в собі поєднує всі статті доходів, статті витрат, статті які використовуються для оплат, тощо. Це те що є пунктами у звіті для керівника, в звіті рентабельності і т.д.. Прикладом відображення у звіті є “собівартість” на таку-то суму, “оборот від продажу” на таку-то суму, разом вони складені в папку “валовий дохід”, у звіті з рентабельності буде відображено різницю між двома пунктами із папки – “валовий дохід”, за Вашими потребами відбувається нарахування заробітної плати – стаття “нарахована заробітна плата”, в групі оплат, на дату перерахунку зарплати співробітникам, буде відображено суму навпроти статті “виплата заробітної плати”, це дає змогу побачити скільки грошей витрачено на погашення боргу по заробітній платі, також прикладом оплат є “оплата постачальнику”, “оплата від покупця” і т.д.
Види номенклатури
Види номенклатури – це перелік розподілу наших товарів на підвиди, тобто маючи товари ми їх можемо поділити на: будівельні матеріали, метал, послуги порізки, послуги поклейки тощо.
Групи аналогів
Групи аналогів – це картка зв’язків між товарами у Вашій системі, однакове значення групи аналогів у двох чи більше товарах вказує на те що ці товари являються однаковими або можуть замінювати один другого.
Виробники
Довідник використовується в разі потреби групування різних товарів за виробником. Ви можете зазначати в картці товару значення поля виробника, надалі цей реквізит можна використовувати при друці документів, групуванні показників у звітах, роботи з замовленнями, алгоритмів установки цін.
Валюта
Валюта – це перелік тих валют з якими працює Ваша система, як мінімум перша валюта – це “Гривня”, всі інші валюти повинні мати встановлений курс відмінний від 1, завдяки встановленому курсу система здатна приводи всі суми до однієї валюти, що потрібно для розрахунку собівартості чи наприклад боргів, а також для коректного формування звітів рентабельності у випадку використання мультивалютного режиму.
Типи цін
Тип цін – це фактично назва того прайсу, згідно з яким Ви формуєте ціноутворення. В самому простому випадку на одному підприємстві треба завести дві картки типів цін, одну для Закупівельної ціни, і одну для Відпускної. В алгоритмах встановлення цін часто використовується таке поняття як націнка на закупівельну ціну. Таким чином можливий варіант використання типів цін наступний:
після оформлення надходження товарів, на підставі введеного надходження створюється новий документ встановлення закупівельної ціни, яке в свою чергу пропонує змінити відпускну ціну, на таке значення, яке дасть в результаті збереження раніше встановленої націнки на цей вид товару. Значення відпускної ціни система може використати при заповненні цін в документах продажу. Автоматичне встановлення вказаних власником цін не тільки прискорює введення нових документів, а і дозволяє заблокувати співробітникам можливість завищувати ціну клієнту, чи надавати занадто великі знижки.
Співробітник
Співробітники – це картотека персоналу який у Вас працює, цей довідник потрібен для відображення нараховування та виплати заробітної плати, для того щоб контролювати гроші, що видані співробітнику на оплату доставки, закупівлі, оплати ремонтів тощо (підзвітні гроші, за які Ваш співробітник повинен буде відзвітуватися про напрямки використання виданих йому грошей). Також назва з певних карток цього довідника може використовуватися для заповнення ПІБ особи що має підписати документи.
Склад
Склад – це те місце, де ми обліковуємо залишки товара. Поняття склад включає в себе не тільки щось велике, а й довільне місце, яке має окремий вхід, яке можна закрити, та до якого є доступ у обмеженої кількості людей (вони ж і будуть відповідати за товар на цьому складі). Якщо ми маємо підрозділи які названі по адресі вулиці розташування (наприклад “проспект”, “лесі українки”,”Об’їзна”) , то для кожного такого підрозділу ми маємо створити хоча-б по одному складу. В наших рекомендаціях зазначено що в принципі потрібно ще як мінімум один склад, це склад “Закупівлі”, для того щоб туди оформляти надходження товару, тобто це мінімальний комплект: склад “закупівля” і склад одного “магазину”. Це робиться для того щоб можна було приховати документи надходження від робітників магазину .
Відділ
В торгівлі – це торгова точка. один підрозділ характеризується наявністю хоча-б одного склада, каси, та робітника. У випадку якщо у Вас крім декількох торгових точок наявний торговий представник, в обов’язки якого входить оформлення гуртових продаж – тоді,для його роботи, є можливість створити окремий підрозділ (“Відділ”). Це дасть змогу вирахувати прибутковість цього напрямку, та полегшить контроль обороту товарів та грошових коштів, що були задіяні в даному напрямку діяльності.
Контрагенти
Контрагент – це універсальна назва для Ваших клієнтів та постачальників. Також до контрагентів відносяться кредитори та власники бізнесу. Під час наповнення довідника контрагентів не потрібно створювати окремі картки постачальника та покупця для однієї фактичної особи, створення різних карток заважає роботі з боргами, якщо у контрагента є різні домовленості з Вами. Так наприклад Орендодавець може являтися у Вас і покупцем. В разі різних карток обліку для цих двох домовленостей Вам потрібно буде завжди складати заборгованість клієнта з боргом за оренду, а вразі ведення на одній картці контрагента цих двох домовленостей Ви зможете в одному акті звірки бачити поточну ситуацію як по кожній домовленості окремо, так і їх складений результат. Теж саме стосується і ведення взаємовідносин по декільком валютам, всі документи які вводяться по контрагентам прив’язані до комбінацій Контрагент-валюта-вид взаємовідносин, і кожна така комбінація – це окрема домовленість. В разі коли у різних домовленостей вказаний однаковий контрагент – ми можемо сформувати зведений акт звірки по цьому контрагенту.
Номенклатура
Це поняття включає в себе все що в нас може бути вказане в документах в якості об’єкта взаємодії з контрагентом. В цьому довіднику створюються картки для кожного товара та послуги. В залежності від того товар це чи послуга, в картці доступні ті чи інші поля характеристик. Кожен елемент довідника номенклатури може мати один чи більше штрих кодів, це, при наявності сканера штрих кодів, може сильно полегшити формування чи перевірку документів приходу та продажу, та проведення інвентаризацій на складах.
Контракт контрагента
Довітник контрактів контрагентів використовується як механізм відображення різних відносин з контрагентами, Саме контракт дає можливість визначити валюту заборгованості та її тип. Іншими словами ми не можна просто сказати “борг тов корма”, ми завжди маємо уточнювати це наш борг за товари (постачальнику), чи це борг клієна за відвантажений товар (покупця), в якій валюті вказана сума боргу. Саме для можливості визначати всі ці критерії і використовується список контрактів.