Розрахунковий лист по заробітній платі, або розрахунковий листок, - внутрішній звіт USAP, з якого працівник сам відстежує свою зарплату: що нараховано, що утримано, що вже виплачено і скільки ще належить. Звіт «Розрахунковий лист» показує нарахування, утримання й виплати співробітника за обраний період з розшифровкою кожної суми. Співробітник може відкрити свій лист сам, з будь-якого робочого місця, без запиту до бухгалтерії. Для цього адміністратор видає йому особистий пінкод, і навіть коли під одним логіном у програмі працюють кілька людей, кожен бачить тільки свій розрахунок.
Адміністратор видає співробітнику пінкод
Звіт лежить у розділі Підприємство - Аналітичні звіти/обробки, тека «Зарплата». Адміністратор підприємства відкриває його і натискає кнопку з ключем праворуч на панелі. Іншим користувачам цієї кнопки не видно.
У вікні «Задати пінкод» адміністратор обирає співробітника, вводить пінкод і зберігає. Пінкод повідомляють співробітнику особисто.
Якщо співробітник пінкод забув, адміністратор задає новий, і старий одразу перестає діяти. Щоб закрити доступ, пінкод скидають: у тому самому вікні зберігають порожнє поле.
Співробітник відкриває свій лист
У тому самому звіті співробітник вказує період, обирає себе в полі «Співробітник», вводить свій пінкод і натискає Сформувати.
Звіт показує кожне нарахування, утримання й виплату за період з посиланням на документ, а внизу сальдо на кінець періоду. З нього видно, скільки співробітнику ще належить або скільки виплачено авансом.
Якщо з'явилося повідомлення «Відсутні права доступу», пінкод введено з помилкою або його ще не задали. Тоді варто звернутися до адміністратора.
Розшифровка розрахункового листа
З розшифровки видно, з чого склалася сума за період:
- нарахування - кожне окремо, за видами виплат і з посиланням на документ, з якого воно взялося;
- утримання - суми, на які зменшено належне до виплати, теж з документом-підставою;
- виплати - видані суми, теж з посиланням на документ;
- сальдо на кінець періоду - скільки працівнику ще належить або скільки виплачено авансом.
Період обирають при формуванні: місяць або довший відрізок, наприклад від початку року до дня звільнення, коли з працівником проводять остаточний розрахунок.
Хто бачить розрахункові листи
- Адміністратор формує лист будь-якого співробітника без пінкоду.
- Решта користувачів, зокрема з правами керівництва, бачать лист лише з пінкодом цього співробітника.
- Пінкод відкриває лист тільки свого співробітника: чужим пінкодом лист колеги не сформувати.
- Кожне формування листа записується в журнал: хто, коли і для кого.
Нарахування в листі беруться з розрахунків зі співробітниками, а відпрацьований час - з табеля робочого часу.