Успішність початку роботи з тим чи іншим програмним забезпеченням обліку залежить від подготовки початкових даних по підприємству.
В першу чергу в програмне забезпечення вносяться переліки товарів, клієнтів, співробітників. Наступним кроком є інвентаризація залишків за товарами, боргами, грошима, та внесення останніх до програмного забезпечення.
Якщо ви ще не вибрали яким саме програмним забезпеченням хочете користуватися – тоді самим гнучким підходом буде складення таблиць, які будуть містити всю інформацію про елемент обліку. Так наприклад для товара треба скласти таблицю яка містить наступні колонки:
- Код по порядку
- Назва товара
- Одиниця виміру (штука, літр,кілограм)
- Відпускна ціна (це пригодиться для подальшого встановлення цін в програмному забезпеченні). Інколи в бізнесі практикується ціноутворення по так званим колонкам прайсів, тоді потрібно вказати ціни для кожної колонки (наприклад: Роздріб, Опт, Великий опт) .
- Валюта ціни, у разі якщо ви вже використовуєте валюту у формуванні ціни, або хочете почати її використовувати.
- Залишок товара на складі.
Для залишків заборгованості можна скласти таблицю у вигляді колонок:
- Номер клієнта/постачальника.
- Назва для клієнта/постачальника.
- Сума боргу (від’ємне значення ми винні, позитивне нам винні).
- Валюта боргу.
Якщо планується автоматизоване завантаження залишків, та автоматичне створення номенклатури і контрагентів, то слід врахувати деяку специфіку роботи програм. Так наприклад :
- Не треба об’єднувати комірки в таблицях, щоб вони виглядали красивіше.
- Якщо Ви плануєте завантажувати залишки не по одному місцю зберігання а по декільком, тоді краще зробити дві різні таблиці, для кожного місця зберігання. Або в таблицю по товарам додати колонку залишків для кожного місця зберігання товара
- Якщо залишки заборгованості наявні в різних валютах то ліпше скласти таблиці під різні валюти , або добавити для кожної валюти окрему колонку.
- Якщо потрібно щоб при завантаженні залишків створилися контрагенти чи товари, по яким наразі залишки відсутні, тоді все одно треба їх внести в таблиці залишків, з нулем в значенні самого залишку.
Дотримання цих рекомендацій дасть Вам змогу швидше завантажити дані практично в любу систему, або витратити значно менше грошей та часу для спілкування з програмістами, які можуть допомагати Вам з підключенням до програмного забезпечення.