Автор: ZhA

Чому ми створювали сервіс в хмарному варіанті? – на це питання для нас навіть не стояло, хмарні сервіси є більш надійними та стабільними в порівнянні з автономною програмою, а також потребують на багато менше фінансування, та часу на розгортання для кінцевого користувача.

Розглянемо декілька питань розгортання інформаційної системи для обліку на маленькому торговому підприємстві, скажемо мікро-мережа що три торгові точки в межах одного міста. Що нам буде потрібно? в першу чергу обладнання, тут постає питання яка версія програми буде використовуватися, централізована?, чи кожна точка робить автономно?. У централізованому варіанті потрібно придбати сервер, це за звичай може бути звичайний компьютер приблизно за 500$, тільки в ньому має бути встановлений надійний та якісний блок живлення (за заміну штатного десь +20$), треба додати додатковий жорсткий диск, який буде виступати резервним (десь +50$), вартість центральної плати компьютера збільшиться (десь +20$) за рахунок підтримки технологій рейд-масивів (це потрібно для налаштування так званого зеркала із жорстких дисків, Ваша інформація в такому варіанті знаходиться одночасно на двох дисках, які синхронізуються автоматично і при кожній зміні даних, така архітектура гарантує збереження даних при виході із строю будь-якого диска. (Звісно якщо ви не пропустите той момент коли відключиться диск, і не дочекаєтесь виходу із строю іншого, бо так як це сервер – то підказки на моніторі майже ніхто ніколи не бачить, бо часто навіть монітора у сервера нема) . Таким чином сервер нам обходиться приблизно 590$. Для доступа до сервера треба постійний інтернет, (це наче не проблема, але треба так званий постійний IP адрес, чи налаштування на стороні провайдера). в середньому окрема адреса буде обходитися 2-3$ в місяць. Для безперебійної роботи сервера потрібно постійне живлення – купуємо блок безперебійного живлення (УПС), він має мати функцію сповіщення компьютера про відключення мережі, а також по запрограмованому часу після сповіщення повинен відключити живлення компьютера з батареї, додаткова потрібна наявність функції автоматичного вмикання живлення при поверненні напруги в мережі. Ці функції надають змогу налаштувати автоматичне відключення сервера при пропаданні світла, та повторне його включення при поверненні струму в мережу, що в свою чергу гарантує вам відсутність проблем із збереженням всіх даних інформаційної системи які вона може не встигнути записати на жорсткі диски. Деякі види інформаційних систем дуже погано відносяться до непередбачуваного зникання струму. Вартість УПС буде складати 80-100$, візьмемо в розрахунок 80.

Таким чином для створення центрального вузла нам потрібно вкласти мінімально 670$. Раз в два роки потрібно замінити жорсткі диски (вони мають час напрацювання на відмову, у нинішніх “домашніх” моделей цей час становить 2-3 роки), та замінити акумулятори в сервері – маємо приблизну вартість замін 135 – 150$ раз на два роки, точніше два рази на 5 коків, тому що через 5 років обов’язково прийдеться процедуру закупівлі всього обладнання повторити. Тому отримуємо приблизну суму по мінімуму рівну 940$ на 5 років – 200$ в рік, ну і звісно пам’ятати за всі ці “фішечки” контролю, інакше ризикуєте під час відпустки отримати дзвінок від співробітників – “АААА!!!, Шеф, все пропало”.

Крім ціни за обладнання це все треба налаштувати – треба людину яка зможе це зробити.

У варіанті централізованого обліку нам не потрібне якесь особливе обладнання, Підійде самий дешевий ноутбук (лише варто ссд диск в нього додати), чи самий дешевий компьютер, лиш би на ньому нормально працювала Ваша улюблена операційна система.

У варіанті автономних торгових точок все виглядає дещо інакше. В такому разі кожна Ваша торгова точка потребує скажем міні-сервер, тому що втрата даних з того компьютера зупинить роботу інформаційної системи на цій точці до повного повторного розгортання, а одна інвертаризація залишків товарів може займати 2-3 дні. Такі автономні реалізації мають більше мінусів ніж плюсів, хоча на етапі розгортання нової мережі для 3-х точок Ви зменшите витрати на 300-400$.

Тепер можна розповісти про хмарні реалізації.

Із плюсів – якщо вартість за приєднання відсутня, то вам достатньо будь-якого обладнання яке ви маєте чи закупите для торгових точок (як в першому описаному варіанті), створення центрального сервера Вам не потрібне, центральним для Вас є сервер хмарного сервісу. Сервера хмарних сервісів розташовуються в спеціальних приміщеннях, де забезпечено постійну наявність електроживлення та швидкісного інтернету. Часто фізично сервер знаходиться в інших країнах, чи навіть на іншому континенті, що в свою чергу значно збільшує складність отримати доступ до ваших даних третім особам. За роботою серверної сторони стежить колектив адміністраторів, за збереженням Ваших даних стежать адміністратори сервісу. Так наприклад в базовий функціонал сервісу USAP.ONLINE входить обов’язкове резервування баз даних в кінці кожного тижня, і збереження двох останніх копій. Оскільки за роботу сервісу відповідає не одна людина, і навіть не один колектив, то у Вас відпаде така проблема що Ваш “Копютерщик” не бере телефон, чи просто змінив місце роботи, і тепер не хоче займатися питаннями Вашо бізнесу.

Із мінусів – 1: оскільки сервер не знаходиться у Вас дома, то відповідно ви не зможете його швидко відключити. Хоча ми надаємо послугу відключення бази даних вашого бізнесу від системи, і повторне включення тільки за підтвердження особи власника, для цього потрібно всього лиш натиснути кнопку в браузері, та ввести пароль відключення. База буде від’єднана від сервера баз даних, і скористатися даними з неї не зможе ніхто, аж допоки не підключимо її назад. 2: Ви не володієте правами власності на програмне забезпечення, і тому маєте постійно сплачувати платежі абонентської плати (хоча завжди є варіанти коли плата дуже мала, або навіть відсутня). 3: Якщо не передбачити спеціальних заборон, то доступ для підключення вашими співробітниками є з довільної точки світу, і як результат – хтось із недобросовісних, чи ображених, може “зливати” комерційну інформацію, підтверджуючи свої слова презентаціями того що він бачить на робочому місці. хоча це і серйозна проблема, але є одне але, якщо Ви вважаєте що підключення потрібно лімітувати – тоді наш сервіс для Вас, ми надаємо змогу обмежити списки дозволених адрес для підключення, чи навіть розвернемо для Вас віртуальну мережу, що дає змогу закрити Вашу базу від всього світу, доступ будуть мати тільки пристрої, на які встановлено клієнтську частину VPN, чи наприклад тільки роутер вашого Офісу, а відповідно і ті хто приєднаний до нього в офісі.

Сьогодні автоматизація що кажуть в тренді. Дуже часто в розмові між власниками бізнесу, або представниками топ-керівництва проходять дискусії хто чого досяг на цьому шляху.

Автоматизація бізнес процесів це дуже широке поняття, і включає в себе дуже широкий спектр методик та підходів. Тому якщо Ви вирішили щось змінити в організації свого обліку, то насамперед треба вияснити якої цілі Ви хочете досягти.

Що може запропонувати платформа USAP.ONLINE? Кінцевою ціллю всіх дій користувачів є отримання кількісної оцінки результатів діяльності підприємства, в довільний момент часу і за довільний діапазон дат аналізу, але це загальна ціль, яку можна розбити на наступні складові:

1. Кількісний облік товарів. Результат реалізації цього пункта дає відповідь на питання де і скільки є в наявності товару. кожен вузол діяльності, буде то магазин, чи приміщення на території будинку власника, отримує назву, і називається “Склад”. До списання та приймання товарів на цей склад, надається доступ тільки певним особам. їм гарантується невтручання в рух товарів на вказаному складі, і як результат – власник/керівник отримує право вимагати відповідності фактичної наявності товарів, до їх кількості по обліку
2. Облік грошових коштів. Цей элемент обліку забезпечує відповіді на питання в якій касі скільки грошей, відповідає за зміну відповідального за ту чи іншу суму (наприклад передача виручки з магазина, чи суми взяті співробітниками під певні цілі).
3. Облік заборгованостей. Ця ділянка обліку направлена на контроль боргів покупців, а також заборгованості підприємства перед постачальниками. Ця частина обліку дуже важлива у випадках логи кількість ідентифікованих клієнтів чи кількість постачальників стає занадто великою для ведення на одному листочку зошита.
4. Окремо треба зазначити нарахування та контроль виплат зарплатні співробітникам, а також облік взаєморозрахунків між власниками бізнесу (якщо таких декілька). Ця ділянка обліку настільки специфічна для кожного окремо взятого підприємства, що майже при кожному запуску обліку на підприємстві потребує індивідуального підходу. В реалізації алгоритмів USAP.ONLINE передбачена максимально гнучка система розрахунку показників для нарахування зарплати, а також можливе індивідуальне налаштування (що правда тут без втручання програмістів технічної підтримки вже не обійтися).

Успішність початку роботи з тим чи іншим програмним забезпеченням обліку залежить від подготовки початкових даних по підприємству.

В першу чергу в програмне забезпечення вносяться переліки товарів, клієнтів, співробітників. Наступним кроком є інвентаризація залишків за товарами, боргами, грошима, та внесення останніх до програмного забезпечення.

Якщо ви ще не вибрали яким саме програмним забезпеченням хочете користуватися – тоді самим гнучким підходом буде складення таблиць, які будуть містити всю інформацію про елемент обліку. Так наприклад для товара треба скласти таблицю яка містить наступні колонки:

Для залишків заборгованості можна скласти таблицю у вигляді колонок:

1. Номер клієнта/постачальника.
2. Назва для клієнта/постачальника.
3. Сума боргу (від’ємне значення ми винні, позитивне нам винні).
4. Валюта боргу.

Якщо планується автоматизоване завантаження залишків, та автоматичне створення номенклатури і контрагентів, то слід врахувати деяку специфіку роботи програм. Так наприклад :

1. Не треба об’єднувати комірки в таблицях, щоб вони виглядали красивіше.
2. Якщо Ви плануєте завантажувати залишки не по одному місцю зберігання а по декільком, тоді краще зробити дві різні таблиці, для кожного місця зберігання. Або в таблицю по товарам додати колонку залишків для кожного місця зберігання товара
3. Якщо залишки заборгованості наявні в різних валютах то ліпше скласти таблиці під різні валюти , або добавити для кожної валюти окрему колонку.
4. Якщо потрібно щоб при завантаженні залишків створилися контрагенти чи товари, по яким наразі залишки відсутні, тоді все одно треба їх внести в таблиці залишків, з нулем в значенні самого залишку.

Дотримання цих рекомендацій дасть Вам змогу швидше завантажити дані практично в любу систему, або витратити значно менше грошей та часу для спілкування з програмістами, які можуть допомагати Вам з підключенням до програмного забезпечення.