Переход на новую программу учета с 1С, BAS, Укрсклад или другой программы не всегда приходится на начало года. Бывает, что в старой программе уже выписаны сотни расходных накладных, актов и счетов за текущий год, а новая программа начнет с номера 1. Тогда в одном году появятся два документа с одинаковым номером: один из старой программы, второй из новой. Чтобы этого не случилось, нумерацию в USAP продолжают с последнего номера старой программы. Ниже пошагово на примере базы, в которой работают две организации: ФОП и ООО «Світанок».
С чем сталкиваются при переходе на новую программу
- Номера документов в новой программе начинаются с 1, и в году появляются два документа с одинаковым номером.
- Когда в одной программе несколько ФОП или ФОП и ООО, продажи всех организаций идут одной очередью номеров, хотя у каждой должна быть своя.
- Остатки товаров, контрагентов и долги переносят до первого документа в новой программе, иначе отчеты покажут неполную картину.
Первые две проблемы решает настройка нумерации, описанная ниже. О третьей - в статье о том, как бухгалтеру перейти на новую систему учета.
Как USAP нумерует документы
Каждый вид документа имеет собственную нумерацию в пределах года. Первая продажа года получает номер 00001, следующая 00002, и так далее. Приходы и другие виды документов считаются отдельно от продаж. Номер документ получает, когда его фиксируют. Продажа - это документ, из которого печатают расходную накладную, акт или счет, поэтому продолжить нумерацию продаж означает продолжить нумерацию этих документов.
Счетчик отдельный для вида документа, года и префикса номера. Префикс - это буквы в начале номера, их задают в карточке юрлица. Юрлица без префикса делят один счетчик: если и ФОП, и ООО оставить без префикса, их продажи пойдут одной очередью номеров. Поэтому несколько ФОП или ФОП и ООО в одной программе получают отдельную нумерацию через префикс.
Каждому юрлицу задают свой префикс документов
Чтобы у ФОП и ООО была отдельная нумерация, каждому задают свой префикс. Путь: Каталог - Юридичні особи, карточка юрлица, поле «Префікс документів», кнопка «Зберегти». В примере ФОП получил префикс «Ф-», ООО «Світанок» - «С-».
Префикс содержит до 3 символов, у каждого юрлица свой: одинаковый префикс двум юрлицам задать нельзя. Буква d зарезервирована. Номер читается легче, когда префикс заканчивается дефисом: Ф-01251 вместо Ф01251.
Префикс задают до первого документа юрлица в USAP. Если задать его юрлицу, у которого уже есть документы, при следующем сохранении каждый его документ получит новый номер с префиксом.
Как установить начальную нумерацию
Последний номер из старой программы записывают обработкой «Встановлення початкової нумерації» (установка начальной нумерации). Чтобы открыть форму, в Головне меню - Підприємство выбирают пункт «Аналітичні звіти/обробки», папку «Налаштування параметрів» и открывают обработку «Встановлення початкової нумерації».
Задавать префиксы и начальные номера могут администраторы.
Как пользоваться обработкой
После открытия в форме видно описание: что делает обработка, что означает каждый параметр и колонка результата. Параметров четыре:
- «Тип документа» - вид документа, чаще всего «Продаж» (продажа);
- «Рік» - год, по умолчанию текущий;
- «Префікс» - буквы в начале номера, как в карточке юрлица;
- «Останній номер» - номер последнего документа этого вида в старой программе, только число.
Продажа - основной документ, и обычно достаточно продолжить нумерацию именно продаж. Другие виды документов задают, только если их номера тоже нужно продолжить.
Пример результата
После кнопки «Застосувати» следующий документ этого вида получит номер, больший на 1. Обработка показывает таблицу по префиксам: последний документ, уже созданный в USAP, записанный номер и следующий номер.
На снимке номера продаж за 2026 год в базе, где уже выписаны продажи с префиксами. Для ФОП с префиксом Ф- записано 1250: первая продажа после этого получила Ф-01251, следующая будет Ф-01252. Для ООО «Світанок» с префиксом С- сначала записали 450, и продажи получили С-00451 и С-00452. Затем номер изменили на 460, поэтому следующая будет С-00461. Строка «Без префікса» - продажи ФОП, созданные в USAP до того, как он получил префикс Ф-, последняя из них имеет номер 16. Номер с префиксом они получат при следующем сохранении.
Номер задают отдельно для каждого вида документа, года и префикса, но форму для этого не открывают заново: меняют поля и еще раз нажимают «Застосувати». Для двух юрлиц и продажи это две записи в одной открытой форме.
Правила, которые нужно знать
Занятый номер записать нельзя. Если в базе уже есть документ этого вида с номером, большим или равным указанному, USAP номер не запишет и покажет сообщение системы. В нем сказано, за какой год, с каким номером и префиксом уже есть документ, и что нужно указать номер больше него. Например: «У 2026 році вже є документ з номером 1251 і префіксом Ф-. Вкажіть номер, більший за нього».
Ошибку в номере исправляют повторным «Застосувати» с теми же видом документа, годом и префиксом: новая запись заменяет предыдущую. Номер можно и уменьшить, пока в базе нет документа этого вида с таким же или большим номером.
В документе юрлицо выбирают в поле «Фірма»
От юрлица документа зависит, из какой очереди он получит номер. В документах продажи юридическое лицо меняют в блоке «Додатково»: открыв его, можно изменить значение поля «Фірма».
На снимке продажа для ООО «Світанок»: после фиксации она получила номер С-00451, следующий после записанных 450.
Продажа для ФОП после фиксации получила номер Ф-01251.
Номер обновляется после сохранения
Номер не меняется сразу после того, как в документе выбрали другое юрлицо. Он обновляется только когда документ сохраняют, а до этого в поле «Код» остается прежний номер.
На снимке продажа ФОП, созданная до того, как ФОП получил префикс, поэтому номер 00015 без префикса.
В поле «Фірма» выбрали ООО «Світанок» и сохранили документ. Только после этого он получил номер из очереди ООО: С-00452, следующий после С-00451.
Если юрлицо изменили, а документ не сохранили, номер останется старым.
Как выглядит настроенная нумерация
В журнале продаж видно, как продолжилась нумерация. Продажа ФОП получила Ф-01251 после записанных 1250, рядом продажа ООО «Світанок» с номером С-00451.
Дальше каждая организация продолжает свою очередь номеров: следующие продажи ФОП пойдут с префиксом Ф-, продажи ООО - с префиксом С-.
Порядок перехода
- Переписать из старой программы последний номер продажи отдельно для каждой организации, а при необходимости и других видов документов, нумерацию которых продолжают.
- Задать каждому юрлицу свой префикс документов до его первого документа в USAP.
- В форме «Встановлення початкової нумерації» записать номер для каждого префикса, каждый раз нажимая «Застосувати».
- Начать выписывать документы в USAP.
Как завести карточку нового юридического лица (организации), описано в справочнике «Юридическое лицо предприятия». Что еще подготовить к смене программы, рассказывает статья о том, как бухгалтеру перейти на новую систему учета.