Расчетный лист по заработной плате, или расчетный листок, - внутренний отчет USAP, по которому работник сам отслеживает свою зарплату: что начислено, что удержано, что уже выплачено и сколько еще причитается. Отчет «Розрахунковий лист» показывает начисления, удержания и выплаты сотрудника за выбранный период с расшифровкой каждой суммы. Сотрудник может открыть свой лист сам, с любого рабочего места, без запроса в бухгалтерию. Для этого администратор выдает ему личный пинкод, и даже когда под одним логином в программе работают несколько человек, каждый видит только свой расчет.
Администратор выдает сотруднику пинкод
Отчет находится в разделе Підприємство - Аналітичні звіти/обробки, папка «Зарплата». Администратор предприятия открывает его и нажимает кнопку с ключом справа на панели. Другим пользователям эта кнопка не видна.
В окне «Задати пінкод» администратор выбирает сотрудника, вводит пинкод и сохраняет. Пинкод сообщают сотруднику лично.
Если сотрудник пинкод забыл, администратор задает новый, и старый сразу перестает действовать. Чтобы закрыть доступ, пинкод сбрасывают: в том же окне сохраняют пустое поле.
Сотрудник открывает свой лист
В том же отчете сотрудник указывает период, выбирает себя в поле «Співробітник», вводит свой пинкод и нажимает Сформувати.
Отчет показывает каждое начисление, удержание и выплату за период со ссылкой на документ, а внизу сальдо на конец периода. Из него видно, сколько сотруднику еще причитается или сколько выплачено авансом.
Если появилось сообщение «Відсутні права доступу» (нет прав доступа), пинкод введен с ошибкой или его еще не задали. Тогда стоит обратиться к администратору.
Расшифровка расчетного листа
Из расшифровки видно, из чего сложилась сумма за период:
- начисления - каждое отдельно, по видам выплат и со ссылкой на документ, из которого оно взялось;
- удержания - суммы, на которые уменьшена причитающаяся выплата, тоже с документом-основанием;
- выплаты - выданные суммы, тоже со ссылкой на документ;
- сальдо на конец периода - сколько работнику еще причитается или сколько выплачено авансом.
Период выбирают при формировании: месяц или более длинный отрезок, например от начала года до дня увольнения, когда с работником проводят окончательный расчет.
Кто видит расчетные листы
- Администратор формирует лист любого сотрудника без пинкода.
- Остальные пользователи, в том числе с правами руководства, видят лист только с пинкодом этого сотрудника.
- Пинкод открывает лист только своего сотрудника: чужим пинкодом лист коллеги не сформировать.
- Каждое формирование листа записывается в журнал: кто, когда и для кого.
Начисления в листе берутся из расчетов с сотрудниками.