Успешность начала работы с тем или иным программным обеспечением учета зависит от подготовки исходных данных по предприятию.
В первую очередь в программное обеспечение вносятся перечни товаров, клиентов, сотрудников. Следующим шагом является инвентаризация остатков по товарам, долгам, деньгам, и внесения последних в программное обеспечение.
Если вы еще не выбрали каким именно программным обеспечением хотите пользоваться – тогда самым гибким подходом будет составления таблиц, которые будут содержать всю информацию об элементе учета. Так например для товара надо составить таблицу которая содержит следующие колонки:
- Код по порядку
- Название товара
- Единица измерения (штука, литр, килограмм)
- Отпускная цена (это пригодится для формирования цен в программном обеспечении). Иногда в бизнесе практикуется ценообразование по так называемым колонкам прайс-листов, тогда нужно указать цены для каждой колонки (например: Розница, опт, крупный опт).
- Валюта цены, в случае если вы уже используете валюту в формировании цены, или хотите начать ее использовать.
- Остаток товара на складе.
Для остатков задолженности можно составить таблицу в виде колонок:
- Номер клиента / поставщика.
- Название для клиента / поставщика.
- Сумма долга (отрицательное значение мы должны, положительное нам должны).
- Валюта долга.
Если планируется автоматизированное загрузки остатков, и автоматическое создание номенклатуры и контрагентов, то следует учесть некоторую специфику работы программ. Так например:
- Не нужно объединять ячейки в таблицах, чтобы они выглядели красивее, это сильно усложняет жизнь при импорте таблиц с такими ячейками.
- Если Вы планируете загружать остатки не по одному месту хранения а по нескольким, тогда лучше сделать две разные таблицы, для каждого места хранения. Или в таблицу по товарам добавить колонку остатков для каждого места хранения товара.
- Если остатки задолженности ведутся в различных валютах то лучше составить таблицы под разные валюты, или добавить для каждой валюты отдельную колонку.
- Если нужно, чтобы при загрузке остатков автоматически были созданы контрагенты или товары, по которым сейчас нет остатков, тогда все равно нужно их внести в таблицы, с нулем в значении остатка.
Соблюдение этих рекомендаций позволит Вам быстрее загрузить данные практически в любую систему, или потратить гораздо меньше денег и времени для общения с программистами, которые могут помогать Вам с подключением к программному обеспечению.