Поставщик дает две недели на оплату, покупатель платит через неделю после отгрузки. Чтобы не держать эти сроки в голове и не пропускать платежи, срок отсрочки оплаты записывают в контракт один раз. Дальше каждый документ по этому контракту сам получает дату оплаты, а платежный календарь показывает, кому и когда платить и от кого ждать денег.
Срок и лимит задаются в контракте
Контракты находятся в карточке контрагента: Боржники - Контрагенти, вкладка «Контракти».
В поле «Відтермінування, днів» указывают, сколько дней дается на оплату. В поле «Ліміт заборгованості» указывают наибольшую сумму долга по контракту. Лимит ничего не блокирует, он показывается в отчете рядом с долгом, чтобы превышение было видно сразу.
С одним контрагентом можно иметь несколько контрактов с разными условиями, например с отсрочкой и без нее. Новые условия действуют для новых документов.
Дата оплаты ставится в документах сама
Отдельно ничего нажимать не нужно. Приход и продажа по контракту с отсрочкой при первом сохранении получают дату плановой оплаты: приход считает ее от даты документа поставщика, продажа от собственной даты.
Дату видно в списке документов, в колонке «Дата оплати».
Если с поставщиком договорились о другом сроке именно для этой поставки, дату меняют прямо в списке: наводят курсор на ячейку и задают новую. Ручная дата дальше не пересчитывается.
Платежный календарь показывает платежи по дням
Платежный календарь не нужно вести отдельно в Excel: отчет «Платіжний календар» находится в разделе Підприємство - Аналітичні звіти/обробки. Он раскладывает неоплаченные остатки по дням выбранного периода.
Переключатель «Витрати» показывает, что нужно заплатить поставщикам, «Надходження» - что должны оплатить покупатели. Отдельная колонка собирает просроченную задолженность, рядом сумма итого и лимит контракта.
Суммы показываются в основной валюте, даже если контракт в долларах.
Как еще контролировать долги: контроль задолженности поставщикам и учет долгов покупателей.